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4 Prognosen für die Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2021
Das Jahr 2020 hat so gut wie alle Industriebranchen schwer mitgenommen. Selbst von den Unternehmen, die schnell und agil auf die Corona-Pandemie reagiert haben (oder einfach weniger stark betroffen waren), konnte nur ein Bruchteil das Jahr ohne Abstriche in der Bilanz abschließen.
Ein Geschäftsbereich, der in Zeiten der Pandemie besonders angeschlagen ist, ist die Kreditorenbuchhaltung. Als COVID-19 weltweit die Lieferketten unterbrach und Fabriken zum Stillstand zwang, begannen viele Unternehmen, wo immer möglich die Zahlungsfristen zu verlängern, um ihre Liquidität zu sichern. Die Auswirkungen dessen bekamen Lieferanten zu spüren, die länger auf ihre Zahlungen warten mussten. Die Folge: Die Sicherung der eigenen Liquidität und die Absicherung wichtiger Lieferanten ist zum nervenaufreibenden Balanceakt für Kreditorenteams mutiert.
Etwas Positives hatte das Jahr 2020 jedoch trotz allem: Der vermehrte Fokus auf das Working Capital hat die Kreditorenbuchhaltung als strategische Funktion in den Blick gerückt – und so den Pfad für spannende, positive Veränderungen geebnet.
Hier sind unsere Vorhersagen, welche Trends im Jahr 2021 auf die Kreditorenbuchhaltung zukommen – und wie Sie diese bestmöglich meistern können.
Prognose #1: 2021 wird (endlich) das Jahr der Liquidität
Wundern Sie sich nicht, wenn Ihnen diese Prognose bekannt vorkommt: Nach jeder großen globalen Krise heißt es, dass sich Unternehmen verstärkt auf das Working Capital konzentrieren. Immer wieder wird prophezeit, dass Firmen nun die notwendigen Schritte einleiten werden, um Cash-Reserven zu steigern und sich für kommende Krisen zu wappnen. In der Praxis aber richten die wenigsten ihre Strategien langfristig neu aus.
Diesmal aber sehen die Dinge ein wenig anders aus. Erstens haben das Tempo, das Ausmaß und die Folgen der COVID-Krise die Operationen vieler Unternehmen in ihren Grundfesten erschüttert. Nur die wenigsten Unternehmen werden in punkto Liquiditätsmanagement einfach so weitermachen können wie bisher. Zweitens gibt es nun ausreichend Beweise, dass ein Fokus auf das Working Capital Früchte trägt.
Nach der Weltwirtschaftskrise von 2008 untersuchte McKinsey in einer Studie, wie ein erneuerter Fokus auf das Working Capital den Cashflow in einer Vielzahl von Branchen verbessern könnte. Ein in der Studie zitiertes Beispiel ist Alcoa: Der Aluminiumhersteller hat seine Cash Conversion nach dem Crash verkürzt und 1,4 Milliarden US-Dollar freigesetzt. Richtig angegangen ist Liquiditätsmanagement also keine Last, sondern eine enorme Wertschöpfungsquelle.
Sowohl die Notwendigkeit als auch der Mehrwert eines erneuerten Fokus auf das Working Capital sind 2020 sichtbar geworden. Die Zeichen stehen also gut, dass 2021 endlich das Jahr der Liquidität wird, welches uns seit Jahrzehnten verheißen wurde.
Der knifflige Teil der Arbeit von Kreditorenteams wird im Jahr 2021 darin liegen, Working Capital zu optimieren und gleichzeitig gute Lieferantenbeziehungen aufrechterhalten. Besonders die Teams, die 2020 diesen Balanceakt vernachlässigt haben, müssen hier nachholen.
Prognose #2: Automatisierung rückt in den Mittelpunkt
Trotz tapferer Bemühungen, die Cash Reserven und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, haben viele Kreditorenteams im Jahr 2020 keine signifikante Effizienzsteigerungen erzielt. Überrascht kommt das jedoch nicht. Kreditorenprozesse sind komplex, zeitaufwändig und anfällig für menschliches Versagen. Eine einzige fehlerhafte Adresseingabe oder ein übersehenes Dokument – und eine berührungslose Rechnung wird zum Stolperstein in der Kreditorenabwicklung.
Wenn Sie einmal erkannt haben, wo Ihre Performancelücken in der Kreditorenbuchhaltung liegen, können Sie diese zum Glück ganz einfach schließen. Und genau dabei wird Automatisierung in diesem Jahr eine große Rolle spielen. Durch die Automatisierung zeitaufwändiger, arbeitsintensiver Prozesse – wie der Rechnungsbearbeitung, Kategorisierung, Weiterleitung und Genehmigung, Datenerfassung und -validierung und der Hauptbuchkodierung – kann die Kreditorenbuchhaltung eine weitaus kosteneffizientere Funktion werden.
Und da sich Unternehmen wieder auf die Optimierung ihres Working Capital konzentrieren, wird die Automatisierung eine Schlüsselrolle bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen in der Rechnungsbearbeitung spielen. Selbst wenn eine Automatisierung die Bearbeitungszeit einer Rechnung nur um ein paar Sekunden verringert: Multiplizieren Sie diese Zeitersparnis mit dem enormen Volumen an Rechnungen, die ein Unternehmen jeden Monat verarbeitet, und die Vorteile liegen auf der Hand.
Automatisierung bedeutet auch die Befreiung von redundanten, manuellen Tätigkeiten. So können sich Ihre Kreditorenexperten auf die anspruchsvollen, wertschöpfenden Aufgaben konzentrieren, für die sie ausgebildet wurden.
Prognose #3: Kreditorenteams benötigen mehr Aufsicht
Durch die Arbeit aus dem Homeoffice haben viele von uns ein gewisses Maß an Transparenz und Kontrolle über unsere Unternehmensprozesse verloren. Die Folge: Bereits bestehende Performancelücken sind oft noch größer geworden.
Und leider wird die Kreditorenbuchhaltung häufig noch immer als reine Kostenstelle betrachtet – eine Abteilung, die Rechnungen so schnell und so billig wie möglich begleichen soll. Um Kosten zu sparen und Ressourcen für strategische Aufgaben freizusetzen, wird sie daher oft an Business Process Outsourcing (BPO)-Anbieter ausgelagert.
Was viele übersehen ist, dass die Kreditorenbuchhaltung durchaus eine strategische Funktion ist. Wird sie richtig geführt, kann sich das nicht nur positiv auf das Working Capital auswirken, sondern auch auf Gewinnmargen und Verhandlungen mit Zulieferern. Und gerade in einer Zeit, in der weltweit ein großer Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, gab es noch nie einen größeren Bedarf für eine bessere Kostenübersicht- und kontrolle.
Ein Weg zu größerer Prozesstransparenz und Kostenkontrolle ist die Rückführung der Kreditorenbuchhaltung ins Unternehmen. Denn warum sollten Sie einen BPO-Anbieter für etwas bezahlen, das Sie intern schneller und präziser optimieren können?
2021 werden viele Unternehmen ihre Kreditorenbuchhaltung deshalb wieder hausintern eingliedern und nach den passenden Technologien suchen, um ihre Effizienz, Produktivität und operative Übersicht zu verbessern. Nur so können sie mehr Kontrolle über zerstreute und komplexe Abläufe erlangen.
Prognose #4: Das Ende der Papierrechnungen naht
Papierrechnungen sind zwar schon seit geraumer Weile ein aussterbendes Modell, doch bis zuletzt haben sich manche Unternehmen schwer getan, auf e-Invoicing umzusteigen.
Die gute Nachricht: Die Corona-Pandemie und die damit einhergehende Verlagerung der Arbeit ins Home Office hat der Digitalisierung in sämtlichen Unternehmensfunktionen entscheidenden Schwung verliehen – das gilt auch für die Kreditorenbuchhaltung. Immer mehr Mitarbeiter sind nicht nur mit digitalen Rechnungen vertraut, sondern fordern diese inzwischen aktiv ein.
Viele Unternehmen haben außerdem das Automatisierungspotential bei der Rechnungsverarbeitung erkannt. Denn die berührungslose (also voll automatisierte) Rechnungsverarbeitung macht nicht nur Papierrechnungen überflüssig – sie ermöglicht auch, dass sich Mitarbeiter auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, die Bots nicht stemmen können.
Für Kreditorenteams, die bereits künstliche Intelligenz und Machine Learning einsetzen (oder es vorhaben), sind digitale Rechnungen praktisch unverzichtbar: Sie bedeuten eine zuverlässigere Datengrundlage – und damit bessere Erkenntnisse und Ergebnisse.
Das Ende der Papierrechnungen war schon lange abzusehen. Im Jahr 2021 hat die Liste der Gründe, sich von ihnen zu verabschieden, eine kritische Masse erreicht. Die Zeichen stehen gut, dass nun auch die letzten Unternehmen nachziehen.
Machen Sie 2021 zu dem Jahr, in dem Sie Kreditorenbuchhaltung strategisch neu denken
Die besten Kreditorenteams haben bereits bewiesen, dass nur eine strategische Neuausrichtung zur langfristigen Optimierung der Performance, Effizienz und des Working Capitals führen.
Um zu sehen, wie auch Sie mit Celonis die Execution Capacity Ihrer Kreditorenprozesse maximieren und den Trends von 2021 begegnen können, schauen Sie sich die Celonis Execution App for Accounts Payable an.
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