Systemmigration Schritt für Schritt: Die ultimative Checkliste für Ihre ERP-Migration

Systemmigrationen haben nicht den besten Ruf. Kein Wunder: 75% der ERP-Migrationsprojekte sprengen entweder den Zeitplan oder das Budget – und sind somit nicht nur ein risikoreiches, sondern auch ein kostspieliges Unterfangen. Und angesichts der langen Liste gefloppter S/4HANA-Migrationen, zu denen auch große Unternehmen wie Haribo, Lidl oder die Deutsche Bank gehören, würde es uns nicht wundern, wenn der Gedanke an Ihre eigene Systemmigration Sie ins Schwitzen bringt. 

Die gute Nachricht: Es gibt durchaus erfolgreiche Migrationsprojekte, die tatsächlich Mehrwert generiert haben (oder auf dem besten Weg dazu sind). Schlumberger zum Beispiel sparte 40 Millionen US-Dollar und 2 Monate bei ihrer S/4HANA-Migration. Sysmex nutzte seine S/4HANA-Migration, um sein Kreditmanagement neu zu gestalten – und optimierte so seine Liefertreue, Time-to-Money und die Kundenzufriedenheit. 

Die Frage ist: Wie haben sie das geschafft? 

Klar: Systemmigration sind dank einer ganzen Reihe von Risiken immer eine Herausforderung. Deshalb brauchen Sie zuallererst die passende Roadmap – egal welches Migrationsprojekt Sie in Angriff nehmen: sei es ein Umzug von SAP ECC zu S/4HANA, die Umstellung zu Workday oder Salesforce, oder jegliche andere CRM- oder ERP-Migration. 

Um Ihnen praktische Hilfe bei der Planung und Durchführung Ihrer IT-Migration zu geben, haben wir diese Checkliste für Sie zusammengestellt. Wenn Sie die folgenden Tipps zu jeder Migrationsphase beherzigen, hat auch Ihre Systemmigration die besten Erfolgsaussichten.

1. Holen Sie Ihre Stakeholder an Bord.

Systemmigrationen sind kein reines IT-Projekt, sie berühren oft alle Bereiche des Unternehmens. Denken Sie Ihre Systemmigration daher von Anfang an als strategische Initiative, die sowohl vom CIO als auch den Managern der einzelnen Geschäftsbereiche vorangetrieben wird. Schließlich brauchen Sie bei einem zeitaufwändigen und riskanten Projekt wie diesem jede erdenkliche Unterstützung, sei es in Produktion, Vertrieb, Buchhaltung, IT oder der Lieferkette. 

Doch nicht nur Ihr Management sollte hinter Ihnen stehen, auch Ihre Anwender müssen mitziehen. Wenn Ihre Nutzer keine Vorteile im neuen System sehen – beispielsweise durch gesteigerte Verkaufszahlen oder höhere Effizienz –, werden Sie unweigerlich mit mangelnder Nutzerakzeptanz zu kämpfen haben.

2. Beginnen Sie mit einem klaren Bild Ihrer Ist-Prozesse.

Jede Systemmigration ist im Grunde auch eine Prozessmigration, was bedeutet, dass Sie Ihre Ist-Prozesse verstehen müssen, bevor Sie sie auf ein neues System übertragen oder neue Soll-Prozesse entwerfen können. 

Bevor Sie entscheiden, welche Daten, Prozesse und Systeme Sie migrieren, sollten Sie genau wissen, wie Ihr IT-Ökosystem aussieht. Herkömmliche Process Mapping-Techniken wie Workshops oder Umfragen können dabei wertvollen Input liefern, sollten aber nicht Ihre einzige Informationsquelle sein. Warum? Weil sie oft auf subjektiven Meinungen und idealisierten Prozessmodellen basieren und nicht zeigen, wie sich Ihre Fachanwender tatsächlich verhalten. Nur mit einem datengesteuerten Ansatz können Sie Ihre Prozesse objektiv abbilden – und umfassend optimieren. 

Dies gilt nicht nur für Brownfield- und Bluefield-, sondern auch bei Greenfield-Implementationen. Denn selbst wenn Sie ein System von Grund auf neu aufsetzen, müssen Sie Ihre Geschäftsanforderungen vollständig verstehen, bevor Sie Best-Practice-Prozesse entwerfen können.Unsere Process Mapping-Vorlage kann Ihnen dabei helfen.

3. Legen Sie einen Zeitplan samt Meilensteinen fest.

Machen Sie Ihre Stakeholder für den Erfolg jeder Migrationsphase verantwortlich, indem Sie einen detaillierten Zeitplan und KPIs für die wichtigsten Meilensteine festlegen. Eine strukturierte Roadmap hilft nicht nur jedem Teammitglied zu verstehen, welche Aufgaben in welcher Reihenfolge anstehen, sondern zeigt auch eventuelle Lücken im Budget und der interner Expertise auf.

4. Nutzen Sie innovative Technologie.

Auch wenn Sie sich bei der Planung und Durchführung Ihres Migrationsprojekts auf die Branchenexpertise von Beratern verlassen, sollten Sie das enorme Potenzial von Technologien nicht unterschätzen. Leistungsstarke Technologien wie Process Mining, Automation, künstliche Intelligenz und Machine Learning (oder ein Execution Management System, das alle diese zusammenführt) können Sie dabei unterstützen, Ihre Prozesse objektiv abzubilden, Prozessabweichungen zu identifizieren, Ihre neuen Prozesse zu testen, Ineffizienzen proaktiv zu beheben und die Benutzerakzeptanz zu überwachen.

5. Überwachen Sie Ihren Erfolg – und kommunizieren Sie ihn regelmäßig.

Allzu oft sind Systemmigrationen sowohl für Geschäftsführer als auch für Endnutzer eine undurchsichtige Black Box. Um Erwartungen zu steuern und die Unterstützung durch die Führungsetage zu sichern, sollten Sie regelmäßige Updates zu entscheidenden Migrationsphasen liefern und den Projektfortschritt hinsichtlich Ihrer gewünschten Geschäftsergebnisse kontinuierlich messen.

Nutzen Sie Sie Prozesskennzahlen - wie Prozesskonformität (Process Compliance), Workarounds, Nacharbeit oder Zeitverzögerungen zwischen Prozessschritten - um alte und neue Systeme zu vergleichen und die Auswirkungen Ihrer Optimierungen zu messen. 

Durch regelmäßige Statusberichte, Kamingespräche zum Erfahrungsaustausch, FAQs, Newsletter und Anwender-Workshops stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Mitarbeiter auch über einen langen Zeitraum involviert sind.

So optimieren Sie Ihre Migrationsstrategie 

Die Kosten, Risiken und Herausforderungen einer Systemmigration sollten Sie nicht unterschätzen. Bei unzureichender Planung und mangelhaftem Projektmanagement kann Sie eine Systemmigration nicht nur Millionen, sondern im schlimmsten Fall auch Kunden und Ihren Ruf kosten. Diese fünf Schritte können ein Ausgangspunkt sein, um Ihre eigene Migrations-Roadmap zu skizzieren. 

Doch das allein reicht nicht. 

Machen Sie Ihre Hausaufgaben machen und informieren Sie sich zu Migrationsstrategien, -szenarien, Best Practices und Tools, die Sie bei Ihrer Migration unterstützen können. Wie setzen andere Unternehmen ihre Systemmigration strategisch um? Was sind häufige Herausforderungen einer Systemmigration? Und wie haben andere Unternehmen diese gelöst? 

Die folgenden Ressourcen können Ihnen genau die Antworten geben, nach denen Sie suchen:

• 11 Statistiken, die Sie kennen sollten: In unserem Bericht„Systemmigration im Faktencheck“ haben wir 11 Statistiken zu Risiken aber auch Chancen von Migrations-Initiativen zusammengetragen. Sehen Sie die wichtigsten Fakten und Zahlen, die Ihre Migrationsstragie unterfüttern sollten: von den Herausforderungen, die mit IT-Migrationen einhergehen, über die Gründe, warum viele dieser Projekte scheitern und welchen geschäftlichen Mehrwert erfolgreiche Systemmigrationen schaffen können.

• S/4HANA Lunch & Learn Sessions: Sie planen eine Migration zu S/4HANA oder stecken bereits mittendrin? Diskutieren Sie mit erfahrenen IT-Profis und lernen Sie Best Practices rund um die Planung und Durchführung von Migrationsprojekten kennen. Jeden zweiten und vierten Dienstag im Monat um 12 Uhr widmen wir uns mit einem 20-minütigen Vortrag und einem zehnminütigen Q&A einem speziellen Aspekt der S/4HANA-Migration. Jetzt anmelden.

• Leitfaden für Systemmigrationen: Lesen Sie unser kostenloses E-Book „Das Go-Live Handbook“. Lernen Sie alles über die spezifischen Herausforderungen jeder Migrationsphase und erfahren Sie im Detail, wie das Execution Management System von Celonis genau hierbei unterstützen kann.

Janine Gürtler

Senior Content Marketing Writer