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5 Schritte zu mehr Automatisierung im Einkauf
Seit Jahren treibt das Thema Automatisierung die globale Wirtschaft um. Kosteneinsparungen durch effizientere Betriebsabläufe, der Ausschluss von Ursachen menschlichen Versagens – das sind Argumente, denen sich kaum ein Unternehmen verschließen kann. So stürzen sich viele Organisationen in Automatisierungsinitiativen, ohne ihre Vorgehensweise ausreichend zu planen.
Die Folge ist, dass das enorme Potenzial von Automatisierungstechnologien wie Optical Character Recognition (OCR), Vendor Invoice Management (VIM) und Robotic Process Automation (RPA) nicht voll ausgeschöpft werden kann. Wir zeigen Ihnen deshalb in 5 Schritten, wie Sie auf dem Weg zu automatisierten Prozessen tatsächlich vorankommen.
Schritt 1: Machen Sie sich mit den vorhandenen Prozessflüssen vertraut.
Vor der eigentlichen Prozessautomatisierung sollten Sie sich fragen: „Kenne ich meine Prozesse wirklich so gut, wie ich denke?“ Automatisierungsprojekte sollten niemals ohne solides Grundlagenwissen angegangen werden – ansonsten droht das Vorhaben zu scheitern.
„Für den Einsatz von Technologie im Unternehmen gelten die folgenden Regeln. Erstens: Wer effiziente Abläufe automatisiert, erhöht die Effizienz. Zweitens: Wer ineffiziente Abläufe automatisiert, erhöht nur weiter die Ineffizienz.“ -Bill Gates
Warum sollten Sie Prozessfolgen automatisieren, die bereits im aktuellen Zustand nicht ideal sind?
Hier kann Process Mining Abhilfe schaffen. Die Technologie ermittelt dank hochmoderner „Process Discovery“-Algorithmen Abweichungen vom vorgesehenen Prozessfluss. Auf Basis dieser Erkenntnisse können Unternehmen ihre Prozesse zunächst modernisieren, bevor sie sie automatisieren.
Konformitätsprüfungen sind ein weiteres nützliches Werkzeug, um das Prozessmodell mit der tatsächlichen Prozessausführung zu vergleichen. Die Eliminierung von Ausnahmen und Varianten im Prozessfluss kann die Automatisierungskosten drastisch reduzieren und die Erfolgschancen von Automatisierungsprojekten erhöhen.
Haben sich erst einmal standardisierte Prozesse herausgebildet, folgt der zweite Schritt.
Schritt 2: Ermitteln Sie den Automatisierungsgrad Ihrer Prozesse.
Fragen Sie sich als nächstes: „Wie stark ist unser Prozess überhaupt schon automatisiert?“
Zur Beantwortung dieser Frage empfehlen wir Ihnen, intern einen digitalen „Zwillingsprozess“ zu erstellen, um relevante Daten über den Prozess einschließlich des Anteils automatisierter Abläufe zu erfassen. Auf diese Weise lässt sich das Potenzial der Prozessautomatisierung bemessen.
Nach der Definition präziser KPIs ergründen Sie mittels Benchmarkingtests, welche Business Units, Einkaufsabteilungen oder Betriebsstätten am besten für ein Automatisierung-Pilotprojekt geeignet sind.
Diese Ersteinschätzung des vorhandenen Automatisierungsgrads innerhalb der Organisation bildet die Grundlage für das weitere Vorgehen.
Schritt 3: Peilen Sie schnelle Erfolgserlebnisse an.
Nachdem das Potenzial für Prozessautomatisierung klar geworden ist, sollten Sie sich fragen: „Wie kann ich ‚Quick Wins‘ und langfristiges Transformationspotenzial schnell aufdecken?“ „Divide and Conquer“ – teile und herrsche – sollte das Motto bei der Automatisierung lauten. Genau wie bei der Priorisierung von Organisationen oder Prozessen sollten Sie sich auch bei der Automatisierung kleinerer Aktivitäten, Prozessflüsse und Aufgaben zunächst auf einfache Ziele konzentrieren.
Sie möchten den Rechnungseingang oder die Rechnungsfreigabe automatisieren? Das lässt sich vielleicht mit der richtigen Technologie problemlos realisieren. Oft sind aber die dazugehörigen Workflows viel zu kompliziert.
Beim Thema robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) sollten Sie als erstes „Quick Wins“ – also schnelle Resultate – ins Auge fassen. Suchen Sie im Einkauf nach einfachen, stabilen und hochvolumigen Prozessschritten, die nur einen geringen Automatisierungsgrad aufweisen.
Oft gestaltet es sich nicht leicht, detaillierte Informationen über solche Aktivitäten und Workflows zu gewinnen. Hier kommt automatisierte Prozesserkennung mit Celonis Process Mining ins Spiel: Die Technologie erstellt innerhalb kürzester Zeit eine RPA-Roadmap – und das ohne kostspieliges und zeitaufwändiges externes Consulting.
Sobald klar ist, welche Workflows automatisiert werden sollen, kann ein Benchmarking von Automatisierungstechnologie durchgeführt und der Business Case fürs Management erstellt werden.
Schritt 4: Bereiten Sie Prozesse auf die Automatisierung vor.
Fragen Sie sich: „Welche Fehler haben wir bei früheren Automatisierungsinitiativen gemacht, die wir zukünftig vermeiden möchten?“
Keine leicht zu beantwortende Frage – viele Dinge können einer Automatisierungsinitiative in die Quere kommen.
Ein Schlüssel ist die Wahl der richtigen Automatisierungstechnologie. Backend-Automatisierung, die Implementierung von EDI oder die Investition in RFID-Technologie zur Automatisierung des Wareneingangs sind langfristig gesehen absolut sinnvolle Maßnahmen. Sie eignen sich jedoch nicht unbedingt für Initiativen, die sichtbare Verbesserungen und einen schnellen Time-to-Value erzielen sollen.
Das gilt auch für RPA: Die Technologie ist leistungsstark, flexibel und beschleunigt die Wertschöpfung; gleichzeitig lässt sie sich relativ einfach implementieren und erfordert vor Ort keine Unmengen an Rechenressourcen.
Wie es sprichwörtlich heißt: „Wer als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht in jedem Problem einen Nagel.“ Denken Sie also bei der Automatisierung von Prozessen daran, dass jedes Problem eine eigene Herangehensweise erfordert.
Automatisierungstechnik, die mit Ihren Anforderungen wächst, erfordert die Auswahl der richtigen Tools und Anbieter, eine agile Implementierung und ein durchdachtes Betriebsmodell.
Schritt 5: Überwachen Sie den Automatisierungserfolg.
Sie haben automatisierte Abläufe im Einkauf erfolgreich etabliert und den anvisierten ROI erreicht. Jetzt können Sie sich entspannt zurücklegen, oder? Damit ist Ihre Arbeit aber noch nicht getan.
Gerade in Zeiten, in denen Unternehmen und Prozesse immer agiler werden, lassen sich durch die Messung der Perfect-Purchase-Order-Quote und der erzielten Wertsteigerung durch Automatisierungsinitiativen weitere wertvolle Erkenntnisse gewinnen.
Der Automatisierungsstatus sollte kontinuierlich überwacht werden, damit Sie bei Veränderungen sofort Maßnahmen zur Erhaltung des hohen Automatisierungsgrads ergreifen können.
So unterstützt Celonis die Automatisierung von Einkaufsprozessen
Der Celonis Intelligent Business App Store vereint validierte Funktionalität, Microservices und Best Practices, um Sie in jeder Phase Ihres Automatisierungsprojekts zu unterstützen.
Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu Konzept und Inhalten. Für einen „Early Access“ zum Lösungspaket schreiben Sie dem Autor per E-Mail an a.hatzenbuehler@celonis.com
Apps zur Einkaufsautomatisierung von Celonis:
Business-Process-Reengineering-Analyse
Automatisierungsanalyse (Überblick)
Analyse von Automatisierungsaktivitäten
Analyse elektronischer Bestellnachrichten
RPA – Prozessbewertungsanalyse
Automation-Monitoring-Analyse
Digital-Worker-Orchestrierung in Anwendungen
Transformation Center mit vorgefertigten Automatisierungs-KPIs
Action Engine mit Handlungsempfehlungen, die sich an die jeweilige Organisationsstruktur anpassen lassen
**Bald im Celonis App Store:
RPA Project Management Roadmap Application
Bot Log Mining
Datenbank-Prozesskonnektoren für gängige RPA-Anbieter (UIPath, Blueprism und Automation Anywhere)
*Einige neue Funktionen erfordern möglicherweise eine aktuelle IBC-Version und sind daher möglicherweise nicht in Ihrer aktuellen Celonis-Lizenz enthalten.
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