S/4HANA-Migration richtig planen: 5 Fakten, die Sie kennen sollten

Kaum eine ERP-Migration wird von CFOs und CIOs so intensiv (und kontrovers) diskutiert wie die Umstellung auf SAP S/4HANA. Sicher: An S/4HANA führt für die meisten der 440.000 SAP-Anwender wohl kaum kein Weg vorbei. Schließlich hat SAP bereits angekündigt, den Support für seine bisherigen ERP-Lösungen auf lange Sicht einzustellen. Aber das bedeutet nicht, dass Sie sich blindlings ins Abenteuer stürzen sollten. Denn der Umzug auf eine neue Plattform (sei es S/4HANA, die Oracle E-Business Suite oder Microsoft Dynamics) ist mit zahlreichen Herausforderungen und Risiken verbunden, die Ihr Geschäft empfindlich stören und Ihre Wertschöpfung gefährden können.

Lesen Sie Systemmigration richtig planen: 6 Fakten, die Sie kennen sollten, um mehr die Risiken, Kosten, aber auch Chancen einer Systemmigration zu erfahren.

Deshalb haben wir in diesem Artikel sämtliche Erkenntnisse zum Thema S/4HANA-Migration aus dutzenden Benchmark-Studien, Kundenbefragungen und unabhängigen Anbieter-Vergleichen zusammengetragen und ausgewertet. Das Ergebnis? 5 Statistiken, die Sie kennen sollten, wenn Sie einen Umzug auf S/4HANA in Erwägung ziehen – oder Ihre Migration bereits in vollem Gange ist.

1. Unternehmen setzen auf digitale Transformation – werden ihre ERPs folgen?

Um die digitale Transformation voranzutreiben und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen, kommen Unternehmen um eine Modernisierung ihres ERP-Systems nicht herum. Schließlich lassen sich die Geschäftsmodelle von morgen – On-Demand, digital, mobile-first, global – nicht mit der Technologie von gestern vorantreiben. Wird also jedes Unternehmen, das heute SAP einsetzt, zwangsläufig auf SAP S/4HANA umsteigen? Vielleicht nicht jedes. Aber ohne Zweifel stehen SAP-Kunden derzeit vor einem Wendepunkt. Viele treiben dieselben Fragen um: Können sie mit ihrem aktuellen SAP ERP wettbewerbsfähig bleiben? Falls die Antwort nein lautet: Machen sich die Risiken und Anstrengungen, die mit der Umstellung auf S/4HANA verbunden sind, bezahlt? Und wann ist der beste Zeitpunkt, um zu S/4HANA zu migrieren? In einer Umfrage von 2019 unter rund 150 SAP-Kunden, fragte SAPinsider nach ihren Plänen für die Migration auf SAP S/4HANA. Das ist das Ergebnis.

2. Holen Sie bei einer Systemmigration alle Stakeholder an Bord

Bei dem Gedanken an eine Systemmigration bekommt wohl so ziemlich jeder CFO oder CIO Bauchschmerzen. Komplexe IT-Projekte wie eine S/4HANA-Migration sind schließlich mit immensen Kosten und Risiken verbunden. Und manche S/4HANA-Migration schafft es nie über die Zielgerade, so wie die der Supermarktkette Lidl. Die Migration auf ein neues unternehmensweites Warenwirtschaftssystem verschlang satte 500 Millionen Euro und dauerte sieben Jahre, bevor der Einzelhändler die Reißleine zog und zu seinem alten System zurückkehrte.

Und Horrorgeschichten wie diese sind keine Seltenheit. Da ist es kein Wunder, dass 61% der IT-Führungskräfte in einer Kundenumfrage von Frost & Sullivan angaben, Schwierigkeiten zu haben, die Unterstützung der Chefetage für eine SAP-Migration in die Cloud zu gewinnen oder zu behalten. Gleichzeitig gaben 62% an, dass ihnen beim Umzug in die Cloud das Budget ausgeht. Das Problem: Diese Initiativen werden selten strategisch angegangen, sondern eher aus der Not heraus geboren – sei es durch neue Software-Anforderungen, veränderte Geschäftsbedingungen oder Fusionen und Übernahmen. Daher werden sie sowohl von IT-Direktoren als auch von Geschäftsführern oft als taktisches IT-Projekt und nicht als unternehmensweite strategische Initiative behandelt. Die Folge: Die Planung kommt häufig zu kurz, Zeitrahmen und Kosten werden zu knapp bemessen, und ein potentieller Mehrwert für das Geschäft geht so sang- und klanglos unter. Der erste Schritt zum Erfolg ist daher die Erstellung eines quantitativen Business Case. Dieser kann nicht nur das Management von der Notwendigkeit und dem geschäftlichen Mehrwert der Systemmigration überzeugen, sondern dessen Unterstützung auch in schwierigen Phasen sichern.

3. Warum Unternehmen auf Partner bei der Systemmigration setzen sollten

S/4HANA-Migrationen stellen viele SAP-Anwender vor eine ganze Reihe von IT- und prozessbedingten Herausforderungen. Da Unternehmen oft nicht über das notwendige Know-How einer Datenmigration im eigenen Haus verfügen, entscheiden sich viele von ihnen für die Zusammenarbeit mit kompetenten Partnern. Diese bieten in der Regel Unterstützung in mehreren Phasen der Migration an: von der Projektspezifikation und der Unterstützung bei der Datenvorbereitung (Process Mapping, Datenbereinigung, etc.) bis hin zum Go-Live und der Hypercare-Phase nach dem Produktionsstart der Systeme.

Je komplexer das Migrationsprojekt und je größer das Unternehmen, desto wichtiger ist der Support der Migration durch erfahrene Experten. Doch ein Team externer Berater allein verspricht noch keinen durchschlagenden Erfolg. Denn konventionelle Process Mapping-Methoden – wie Workshops, Mitarbeiterumfragen oder Zeitstudien – sind oft subjektiv und unvollständig. Um Prozesse wirklich objektiv abzubilden, kommen Unternehmen (und Berater) nicht um den Einsatz innovativer Technologien herum. Nur mit einer hundertprozentigen, datengetriebenen Transparenz über Ihre Prozesslandschaft können Sie Pain Points identifizieren, Optimierungspotenziale aufdecken und verstehen, welche Auswirkungen Prozessänderungen auf die tägliche Arbeit und Ihre Organisationsstruktur haben.

„Es besteht kein Zweifel, dass wir Process Mining als einen wesentlichen Teil unseres S/4HANA-Transformationsansatzes übernommen haben. Es ist zu einem integrierten, faktenbasierten Navigator während des gesamten Transformationsprozesses geworden“, bestätigt Marcus Messerschmidt, Partner bei PwC CIO Advisory. Ihm zufolge erfordern Programme dieser Größe und Komplexität das Beste aus beiden Welten - Daten und Expertenwissen -, um den hohen Erwartungen aller Beteiligten gerecht zu werden. „Unserer Erfahrung ist die Kombination von Datenorientierung und etablierten Best Practices entscheidend, um die besten Ergebnisse zu erzielen“, so Messerschmidt. 

4. Die meisten „Early Adopters“ konfigurieren S/4HANA von Grund auf neu

Bei der Umstellung auf S/4HANA müssen Unternehmen schon sehr früh entscheiden, wie sie die Migration auf S/4HANA aufsetzen. Ist es sinnvoll, ein komplett neues Template zu konstruieren (Greenfield)? Soll das bestehende SAP-System als Ausgangsbasis für den Aufbau des neuen Templates dienen (Brownfield)? Oder nehmen Sie das beste von beiden mit und entscheiden Sie Prozess für Prozess, welche Funktionen und Daten Sie migrieren und wo sie sich an den Standard halten (Bluefield)? Wie SAP in einer Studie unter rund 200 SAP-Kunden im Jahr 2019 herausfand, ist die Implementierung „auf der grünen Wiese“ (auch als Greenfield bezeichnet) der häufigste Ansatz unter „Leadern“ - d.h. Early Adopter-Unternehmen, die S/4HANA bereits implementiert oder den Migrationsprozess bereits angestoßen haben. 

Beim Greenfield-Ansatz wird ein neues SAP S/4HANA System aufgesetzt. Dabei verzichten Unternehmen bewusst auf Custom Coding und eventuell vorhandene Modifikationen und kehren zum Standard – d.h. zu von SAP bereitgestellten Best-Practice-Prozessen – zurück. Wenn man jedoch den Blick auf alle befragten Unternehmen ausweitet (die SAP in die Kategorien „Leader“, „Branchendurchschnitt“ und „Nachzügler“ unterteilt hat), zeigen die Daten, dass 31% der Unternehmen auf den Brownfield-Ansatz setzen. Es erscheint nur logisch, dass Unternehmen ihre Legacy-Prozesse beibehalten wollen und so den scheinbar einfachsten Weg einer Systemmigration gehen. Aber nur mit einem kompletten Neustart können Sie Ihre historisch gewachsenen Prozesse von dem über Jahre (oder sogar Jahrzehnte) angesammelten Ballast befreien, um Ihr Unternehmern agiler und leistungsfähiger für die Zukunft zu machen. Andererseits erfordern solche Implementierungen auch immense organisatorische und strukturelle Veränderungen. Schließlich müssen Unternehmen hier ohne interne Best Practices arbeiten, was wiederum bei Nutzern häufig zunächst auf nur zögerliche Akzeptanz stößt. Jede Strategie hat ihre Vor- und Nachteile. Erst ein datengestützter Einblick in Ihre Prozesse kann jedoch Abweichungen vom Standard und interne Best Practices aufzeigen, die wiederum Ihre Einführungsstrategie bestimmen sollten.

5. Die 4 Top-Strategien zur Neugestaltung von Prozessen bei S/4HANA-Migrationen

Jedes Unternehmen hat eine einzigartige Prozesslandschaft. Sie kann hochgradig spezialisierte Anwendungen umfassen, die für Ihr Unternehmen unerlässlich sind, aber auch jahrzehntealte Prozesse und hauseigene Systeme, die kaum oder gar nicht miteinander kommunizieren. Manche dieser Bausteine brauchen Sie, um den Laden am Laufen zu halten, andere nicht. Wenn Sie jedoch sämtliche Prozesse wahllos in Ihre neue IT-Landschaft hieven, sorgen Sie nur für altes Chaos in einer neuen Umgebung. So als wenn Sie mit Ihrem gesamten Hausrat in ein neues Haus ziehen, ohne vorher Ihren Dachboden und Keller zu entrümpeln. Gerade beim Umzug auf S/4HANA sollten Sie sich überlegen, welche Anpassungen tatsächlich notwendig sind und welche einfach über die Jahre mitgeschleift wurden. Denn durch stark angepasste Prozesse und Custom-Codes riskieren Sie nicht nur, dass Ihre Nutzer neue Systeme und optimierte Workflows nur schwer annehmen. Sie erschweren auch die Nutzung neuester SAP-Funktionalitäten. Es ist also an der Zeit, Ihre Prozesse neu zu denken. Laut einer aktuellen SAPinsider-Umfrage mit 200 SAP-Kunden haben Unternehmen bei Reengineering ihrer Prozesse vier Schwerpunkte:

1. Übernahme von Best-Practice-Prozessmodellen Hand aufs Herz: Wie stehen Ihre Prozesse im Vergleich zu „Best Practice“-Prozessmodellen da? Wahrscheinlich sind sie im Laufe der Jahre zu einem wilden, undurchdringlichen Dschungel von Z-Codes herangewachsen. Eine Systemmigration ist die perfekte Gelegenheit, Ihre Prozesse methodisch zu analysieren und veraltete Arbeitsabläufe durch Best Practices zu ersetzen. Wägen Sie anhand objektiver Daten ab, was für Ihr Unternehmen wirklich wesentlich ist und wo Sie „zurück zum Standard“ kehren können.

2. Modernisierung von Reportings und der Business Intelligence Ihre KPI-Reports sind bereits „Schnee von gestern“, wenn sie auf Ihrem Schreibtisch landen? Damit sind Sie nicht allein. Wenn Unternehmen allerdings nicht in der Lage, ihre Daten in angemessener Zeit zu analysieren und visualisieren, riskieren Sie zu lange Reaktionszeiten bei Prozessineffzienzen. Glücklicherweise gibt es eine breite Palette von Tools, die Ihnen Echtzeit-Einblicke in Ihre Prozessperformance ermöglichen und für jede Unternehmensebene (vom Management bis zum Sachbearbeiter) konfiguriert werden können. Anstatt auf zeitverzögerte KPI-Berichte zu warten, liefern Ihnen moderne Reporting-Dashboards die richtigen Daten zur richtigen Zeit, damit Sie bessere Entscheidungen treffen können.

3. Zentralisierung und Automatisierung von Finanzplanung, Buchhaltung und Kontenabstimmung Viele Probleme im Rechnungswesen, wie wie doppelten Zahlungen oder Skontoverluste, entstehen durch eine fragmentierte IT-Systemlandschaft, in der die einzelnen Abteilungen voneinander isoliert und nahezu ohne Datenfluss untereinander arbeiten. Die Harmonisierung dieser Finanzprozesse auf ein globales ERP-System schafft nicht nur eine „Single Source of Truth“ (Stichwort: Datenkonsolidierung), sie beschleunigt auch den globalen Rollout von Systemaktualisierungen und ermöglicht eine systemübergreifende Finanzberichterstattung in Echtzeit. Auch das Potenzial der Automatisierung haben viele Unternehmen mittlerweile erkannt. Wer allerdings blindlings Bots einsetzt, ohne seine Prozesse vorher zu optimieren, erreicht jedoch oft das Gegenteil. Denn die Automatisierung ineffizienter Prozesse beschleunigt nur die Ineffizienzen selbst. Erst wenn Sie wissen, wie Ihre Prozesse wirklich aussehen, können Sie die richtigen Automatisierungsmöglichkeiten identifizieren und so sicherstellen, dass Sie auf zentrale Geschäftsziele hin optimieren – anstatt nur die Betriebskosten zu senken.

4. Bereinigen, Löschen und/oder Archivieren von Daten Die Vorbereitung Ihre Systeme und Prozesse ist das A und O beim Umzug auf S/4HANA, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren. Gehen Sie die Datenbereinigung dabei an, als ob Sie Ihren Keller vor einem Umzug entrümpeln würden:

• Packen Sie nur ein, was Sie wirklich brauchen = Entscheiden Sie, welche Daten Sie wirklich migrieren wollen.

• Sortieren Sie alles in die richtigen Kisten = Harmonisieren Sie Daten, die über Systeme verstreut sind

• Bringen Sie unbrauchbaren Kram auf den Sperrmüll = Verabschieden Sie sich von den Legacy-Anwendungen, die Sie nicht mehr benötigen.

Wie Sie Ihre SAP S/4HANA-Migration richtig angehen

Systemmigrationen sind nervenaufreibende Initiativen für jede IT-Führungskraft – die Risiken, die Kosten und der Aufwand sind hoch, der ROI ungewiss. Doch sie bergen auch eine enorme Chance für die IT, das Geschäft voranzutreiben, bahnbrechende Innovation zu fördern und ihren Wert als strategische Kraft im Unternehmen zu demonstrieren. Egal ob Sie gerade eine S/4-Migration planen oder bereits auf S/4HANA umsteigen – um maximalen ROI zu erzielen, brauchen Sie eine makellose Strategie. Unsere S/4HANA Lunch & Learn Sessions sind dafür der ideale Einstieg. Diskutieren Sie mit erfahrenen IT-Profis und lernen Sie Best Practices rund um die Planung und Durchführung von Migrationsprojekten kennen. Jeden zweiten und vierten Dienstag im Monat pünktlich um 12 Uhr widmen wir uns einem speziellen Aspekt der S/4HANA-Migration (z. B. smartere Methoden beim Process Mapping, Best Practices für Fit-Gap-Analysen). Jede Session besteht aus einem 20-minütigen Vortrag und 10 Minuten Q&A. Sie wollen mitdiskutieren? Melden Sich sie jetzt für das nächste Lunch & Learn an.

Janine Gürtler

Senior Content Marketing Writer