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Wie ein IT-Unternehmen die Zahlungseingänge um 40% beschleunigte
Process Mining wird häufig mit Einsparungen für Unternehmen in Verbindung gebracht. Doch wie hilft es ihnen, schneller an ihr Geld zu kommen?
Das Szenario: Ein großer IT-Vertriebsdienstleister expandierte rasch in neuen Regionen, als seine Mitarbeiter eine alarmierende Beobachtung machten – der Cashflow geriet durch langsamere Kundenzahlungen zunehmend unter Druck. Diese Entwicklung drohte die Wachstumsstrategie zu gefährden. Ohne Liquidität müsste das Unternehmen neue Einnahmequellen zur Finanzierung seiner Expansion erschließen.
Mit Hilfe von Process Mining das Sparschwein knacken
Die Mitarbeiter hatten zunächst keine Erklärung dafür. Trotz voller Auftragsbücher, guter Auftragslage und höherer Margen hatte sich die Liquidität im Vorquartal verschlechtert. Ließen sich die Kunden mehr Zeit bei der Bezahlung ihrer Rechnungen? Dauerte die Auftragsbearbeitung zu lange? Wie konnten sie ihre Annahmen überprüfen – oder vielleicht noch ganz andere Erklärungen für ihre Schwierigkeiten finden?
Hier kam Process Mining ins Spiel. Bald konnte das Unternehmen alle Bestellungen Schritt für Schritt visualisieren. Die Mitarbeiter sahen nicht nur, wie und wo die Dinge richtig oder falsch liefen, sondern sie konnten auch tiefer in die Problembereiche eintauchen und genau erkennen, was aus welchem Grund geschah.
Fakturierung
Positiv: Die meisten Kunden zahlten pünktlich.
Weniger positiv: Eine unerwartete Erkenntnis – im Schnitt vergingen von der Leistungserbringung bis zur ersten Rechnung bis zu 26 Tage.
Die Ursache: Wartungs- oder Reparaturaufträge. Unterschiedliche Leistungsabrechnungsmodelle auf Basis von Stunden, Meilensteinen oder Quotenvereinbarungen führten wegen schlecht gepflegter, fehlender und verzögert vorliegender Datensätze zu Unklarheiten. Im Schnitt dauerte es 5 bis 6 Tage, um die notwendigen Informationen aus den Abteilungen einzuholen und in die IT-Systeme einzugeben.
Die Lösung: Das Unternehmen vereinbarte mit zunächst 20 seiner größten Kunden eine einheitliche Abrechnung nach Stundensätzen. Dies führte zu einer verbesserten IT-Bearbeitung, weil die Abteilungen die Kundendienststunden nun unmittelbar nach Abschluss eines Auftrags angeben mussten. Die schnellen Rückmeldungen beschleunigten die Fakturierung um mehr als 40%.
Nacharbeit
Weniger positiv: Viele Aufträge im System wurden später storniert oder abgelehnt.
Die Ursache: Die häufigsten Gründe waren fehlgeschlagene Bonitätsprüfungen (weil Kunden ihre Einkaufslimits überschritten hatten), fehlende Bestände oder Auslaufteile, die durch neuere Teilenummern ersetzt wurden (und ein Serverfehler bedeutete, dass Informationen zwischen Kundenoberfläche und Lagerhaltungssystem nicht korrekt ausgetauscht wurden).
Die Lösungen:
Bei vertrauenswürdigen Kunden wurde das Einkaufslimit erhöht.
Der Systemfehler, der dazu führte, dass die Nutzer die lieferbaren Artikel und Ersatzteilnummern nicht sehen konnten, wurde behoben.
Elektronische Bestellung
Weniger positiv: Das System wurde nur teilweise genutzt.
Die Ursache: Großkunden nutzten nach wie vor nicht automatisierte Bestellverfahren wie Telefon oder Fax.
Die Lösung: Großkunden wurden in der elektronischen Bestellung geschult, wodurch die Durchlaufzeiten und die manuelle Bearbeitung reduziert wurden. Die Zeit bis zur Fakturierung verkürzte sich von 3 Wochen auf 10 Tage.
Mit Hilfe von Process Mining konnte das Unternehmen seine Umsätze genau verfolgen und das Geschäft wieder auf Kurs bringen. Durch IdentifizierUNG der Faktoren, die den größten Beitrag zur Beschleunigung der Zahlungseingänge leisten, konnte das Unternehmen die notwendigen Anpassungen vornehmen und seinen Kurs in Richtung nachhaltiges Wachstum und Erfolg wieder fortsetzen
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