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So stellen Sie eine reibungslose ERP-Migration sicher
Mit Studien, die Kosteneinsparungen von bis zu 20 % nach der Implementierung einbringen, sind die Vorteile von Enterprise Resource Planning (ERP) gut belegt.
Verbesserte Effizienz, straffere Prozesse, höhere Produktivität und niedrigere Kosten - diese Vorteile wirken sich auf das Geschäftsergebnis jedes Unternehmens aus. Unternehmen mit einem vorhandenen, aber relativ alten ERP-System können durch ein Upgrade auf eine aktuelle Version die gleichen Vorteile erzielen.
Es ist nicht zu leugnen, dass eine ERP-Migration eine große Aufgabe ist und ein anspruchsvoller Prozess sein kann. Es ist jedoch nichts, von dem Sie sich einschüchtern lassen sollten, vorausgesetzt, die Bausteine für den Erfolg sind vorhanden.
Hier werden wir uns ansehen, was das ist und wie die Process-Mining-Technologie verwendet werden kann, um sie zu erhalten.
Sammeln Sie Ihre Daten
Migration ist eine Reise, die eine Roadmap erfordert. Die Route und die Orientierungspunkte dieser Roadmap sind in den Daten eines Unternehmens enthalten. Eine gründliche Bestandsaufnahme Ihrer Unternehmensprozesse ist der erste wesentliche Schritt.
Dies wird wahrscheinlich der detaillierteste Blick auf Ihr gesamtes operatives Ökosystem sein, den Sie seit geraumer Zeit - möglicherweise jemals - genommen haben. Es ist eine großartige Gelegenheit, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden und zu erschließen.
Dieses Unterfangen kann manuell durchgeführt werden, aber es ist eine enorme Aufgabe und beruht auf der menschlichen Beurteilung der gesammelten Daten, wodurch Fehlerquellen in der Gesamtbewertung entstehen.
Viele ERP-Berater empfehlen auch einen oder mehrere Workshops im Rahmen des Projekts. Hier werden in Teamübungen und Diskussionen die verschiedenen Prozesse identifiziert und analysiert, aus denen der Geschäftsbetrieb besteht. Die Ergebnisse werden dann verwendet, um eine Vorlage für das neue ERP-System zu formen.
Workshops sind aber auch ein manueller Prozess. Das bedeutet, dass sie beträchtliche personelle Ressourcen benötigen - mit zusätzlichen Kosten, wenn der Workshop nicht vor Ort stattfindet - sowie Faktoren wie menschliche Irrtümer und subjektive Meinung einbezogen.
Ein Umfeld mit persönlichen Gesprächen ermutigt die Teilnehmer oft auch, einen Konsens zu suchen und Konflikte zu vermeiden. Im Idealfall ist dies ein wissenschaftlicher, faktenbasierter Analyseprozess, was aber auch bedeutet, dass der Versuch, eine Übereinstimmung zu erreichen, auf Kosten der Wahrheit gehen kann und letztendlich die Schlussfolgerungen des Workshops und die daraus resultierende Vorlage gefährden.
Gerade hier zeichnet sich die Process-Mining-Technologie aus. Daten, die von Unternehmenssystemen heruntergeladen werden, können schnell, gründlich und präzise in Echtzeit analysiert werden, um einen beispiellosen Einblick in Ihren Betrieb zu erhalten, ohne dass eine unbeabsichtigte Beaufsichtigung oder menschliche Vorurteile bestehen.
Analysieren Sie Ihre Ergebnisse
Die Dokumentation Ihrer Unternehmensprozesse ist eine Gelegenheit, Best Practices für den gesamten Unternehmensablauf zu identifizieren. Ziel ist es, die ermittelten Best Practices als Vorlage für Ihr neues ERP-System zu verwenden und mit einem Plan für "One ERP" zu beginnen, in dem die Prozesse über den gesamten Betrieb hinweg vollständig konsistent sind.
Bei Einheiten, deren Operationen über verschiedene Standorte verteilt sind, kann es vorkommen, dass an diesen Standorten unterschiedliche Prozesse und Workflows bestehen. Solche Abweichungen sollten, sofern dies nicht aufgrund regionaler Anforderungen erforderlich ist, am besten durch ein einheitliches System ersetzt werden.
Durch die Verwendung der forensischen Erkenntnisse, die die Process-Mining-Technologie bietet, werden die Prozesse an jedem Standort untersucht. Die optimalen Prozesse können dann identifiziert und im gesamten Unternehmen als Teil des One ERP Templates eingeführt werden.
Erstellen Sie Ihren Migrationsplan
Verwenden Sie Ihre Daten, um Fragen zu beantworten und Bewertungen vorzunehmen, wie z.B.:
Funktioniert dieser Prozess gut? Ist dieser spezielle Prozess das Beste, was er sein kann? Wenn nicht, warum nicht? Jede Lücke zwischen dem, wie es ist und ideal sollte verwendet werden, um Ihr ERP-Template zu gestalten.
Sind diese Elemente zur sofortigen Migration bereit? Es kann sein, dass ein Element während der Migration an Ort und Stelle bleiben muss, um Störungen des Geschäftsbetriebs zu minimieren, oder dass einige Elemente nicht bereit sind, wie bisher verschoben zu werden. Berücksichtigen Sie dies bei der Untersuchung Ihrer Prozesse.
Kann dieser Prozess verbessert werden? Achten Sie während Ihrer Prüfung auf Prozesse, die vor der Migration noch verfeinert oder verbessert werden können, und/oder auf Verbesserungen, die in das Anforderungsprofil für Ihr neues ERP-Template aufgenommen werden können.
Muss das überhaupt übertragen werden? Gerade bei Daten kann die Versuchung bestehen, Dinge pauschal zu portieren. Werfen Sie einen kritischen Blick auf alles, was Sie auf das neue ERP umstellen möchten. Nur weil es sich auf Ihrem aktuellen System befindet, bedeutet das nicht, dass es immer noch relevant oder nützlich ist.
Tests, Tests.
Mit der Process-Mining-Technologie kann Ihre vorgeschlagene ERP-Vorlage in Ihren Ist-Systemen simuliert und mit Ihrem Ideal verglichen werden, um festzustellen, ob Lücken bestehen und Bereiche hervorheben, die am wahrscheinlichsten von den anstehenden Prozessänderungen betroffen sind.
Sobald diese Lücken und Bereiche identifiziert wurden, möchten Sie möglicherweise Ihre Vorlage anpassen oder einige Probleme des Prozessmanagements beheben, um Ihr ideales Ergebnis zu erzielen.
Dies im Voraus zu tun, bevor Sie die eigentliche ERP-Migration durchführen, ist ein großer Vorteil. Probleme werden im Voraus identifiziert und gelöst, Störungen Ihrer Post-Migration werden minimiert.
Die Alternative - Fehler, Lücken und Belastungen nach der ERP-Migration zu entdecken - wird fast zwangsläufig zu erheblichen Kosten führen, sei es aufgrund von Betriebsstörungen oder der Beauftragung von externen Ressourcen zur Lösung der Probleme.
Es kann z.B. kaum schlimmere Überraschungen geben, als eine ERP-Großmigration durchzuführen, nur um herauszufinden, dass es jetzt Bandbreitenprobleme und/oder mangelnde Zusammenarbeit zwischen Ihren Servern, Netzwerken und Anwendungen gibt.
Stellen Sie sich die Zufriedenheit vor, dass Sie Ihre Daten so gründlich analysiert und Ihre Transformation modelliert haben, dass Sie in der Lage sind, durch Ihre Migration zu navigieren und zu wissen, dass alle auftretenden Probleme von geringer Bedeutung sind.
Das Ende des Beginns
Sobald die Migration abgeschlossen ist, wechselt der Vorgang in die Phase nach der Migration. An diesem Punkt werden Sie die Aktivitäten genau überwachen, um festzustellen, wie effektiv die Konsolidierung war.
Nach sorgfältiger Recherche und nach der Vorbereitung auf Ihre ERP-Migration werden Sie wahrscheinlich keine größeren Probleme haben, aber kleine Anpassungen werden mit ziemlicher Sicherheit notwendig sein. Die gleiche Process-Mining-Technologie, die Sie zur Vorbereitung verwendet haben, kommt jetzt zum Einsatz, um die Konsolidierung zu messen und den Nutzen zu maximieren.
Ihre neue Vorlage wird in Betrieb sein. Mit Hilfe der Echtzeit-Datenanalyse können Sie die Leistung überwachen und den Ist-Zustand mit dem Soll-Zustand vergleichen. Verbesserungspotenziale werden sich schnell zeigen. Ob unvorhergesehene Prozessschleifen, falsche Benutzerübergaben oder einfach nur der Bedarf an mehr Mitarbeiterschulungen, Verfeinerungspotenziale können sofort erkannt und angegangen werden.
Echte Transformation ist kein einzelnes Ereignis. Um Ihren Betrieb weiter zu verfeinern und Ihre zukünftige Agilität zu maximieren, überwachen und analysieren Sie Ihre Abläufe kontinuierlich. Die ERP-Migration kann durchgeführt werden, aber das Streben nach mehr Effizienz hört nie auf!
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