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Wie Sie mit Process Mining Lean Six Sigma-Projekte vereinfachen und Unternehmensprozesse entschlacken
Fortschritt braucht Ideen. Wir leben in einer Zeit, in der sich die Bedingungen ständig ändern. Was gestern rentabel war, kann heute Verschwendung sein.
Unternehmen müssen ihre Abläufe ständig hinterfragen: Welche Prozesse sind wertsteigernd? Welche notwendig? Welche vermeidbar? Alleiniger Maßstab: die Sicht des Kunden. Ihn gilt es mit Qualität zu überzeugen. Was unterscheidet die Guten von den Besten? Im wachsenden Wettbewerbsdruck sind Ineffizienzen kaum verzeihlich.
Die Stärke von Lean Six Sigma
Altbewährt ist die Lean Six Sigma-Methode. Mit ihr lassen sich Durchlaufzeiten verringern, Lieferzeiten reduzieren und Kosten senken. Neu ist Process Mining. Basierend auf Unternehmensstrukturen und Wertschöpfungsketten, die auf digitalen Prozessen beruhen, können Wissens- und Wettbewerbsvorteile erzielt werden – und das völlig automatisch.
Das Lean Six Sigma-Verfahren zielt zum einen darauf ab, nicht wertsteigernde Prozesse zu eliminieren. Das können Überproduktionen oder auch Wartezeiten in der Herstellung sein. Zum anderen geht es um Nachhaltigkeit. Das Lean Six Sigma-Vorgehen möchte starke Abweichungen vom Soll-Zustand verhindern. Fehler im Produkt sollen auf ein Minimum reduziert werden.
Mit anderen Worten: Die Lean Six Sigma-Philosophie setzt darauf, die Unternehmensressourcen optimal einzusetzen und perfekt aufeinander abzustimmen.
Die leistungsstarke Kombination von Lean Six Sigma mit Process Mining
Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht. Edward Deming
Die Lean Six Sigma-Methode basiert nicht auf Hypothesen. Sie ist fakten- und datengetrieben und stützt sich auf konkrete Kennzahlen. Zwar hinterlässt die Digitalisierung zahlreiche Spuren, fraglich ist allerdings wie man auf sie zugreifen kann. Process Mining ist eine Herangehensweise mit der Lean Six Sigma-Projekte einfach umgesetzt werden können.
Was genau aber ist Process Mining? Basierend auf einem Algorithmus werden übergreifend – und nicht nur wie bisher üblich im Hinblick auf bestimmte KPIs – Businessprozesse anhand ihrer digitalen Spuren in verschiedensten IT-Systemen rekonstruiert und analysiert. Die einzelnen Schritte werden zusammengefügt und die jeweiligen Prozesse so in ihrer Gesamtheit visualisiert. Ohne viele Unternehmensressourcen zu binden ermöglicht Process Mining „Data tracing“.
Lean Six Sigma, DMAIC und Process Mining
Laut einer Studie der DGQ geht es im Prozessmanagement zu 88% um Kostenoptimierung, zu 85% um Effizienzsteigerung und zu 67% um Flexibilität. Am Beginn steht dabei ein kosten- oder qualitätsrelevantes Problem. Um dem zu begegnen setzt Lean Six Sigma auf den DMAIC-Cycle.
1. Definieren
Im ersten Schritt wird das Problem konkretisiert und das Projekt definiert, Ziele werden quantifiziert und Kundenanforderungen identifiziert. Außerdem wird die Ist-Situation des zu verbessernden Prozesses erläutert.
Mittels Process Mining lassen sich die tatsächlich gelebten Prozessabläufe inklusive wesentlicher KPIs darstellen.
2. Messen
Über Process Mining können die Daten leicht ausgewertet werden. Wo werden die Kundenanforderungen nicht erfüllt? Anhand von Zahlen des Prozessoutputs werden Probleme und Sachverhalte gesammelt und veranschaulicht.
Mit Process Mining ist es nicht mehr nötig, sich auf das Ziehen einer Stichprobe zu beschränken. Vielmehr ist eine ganzheitliche Prüfung der Abläufe möglich. Klassische Messgrößen sind zum Beispiel die Anzahl defekter Produkte oder von Unterbrechungen.
3. Analysieren
Im dritten Schritt werden die Probleme auf ihre Ursachen analysiert. Warum gibt es Schwachstellen? Welche Störungen sind verantwortlich?
Die Stärke von Process Mining liegt darin, aufzudecken, wo genau Probleme im Prozess auftreten und woraus diese resultieren. Mit wenigen Klicks schaffen Sie durch Ihre Ergebnisse Fakten, die zu Entscheidungsgrundlagen und konkreten Handlungsoptionen werden.
4. Verbessern
Wie lässt sich der Wertstrom verbessern und die angestrebte Just in Time-Produktion erreichen? Optimal ist der „One Piece Flow“. Das Produkt wandert von einem Schritt zum nächsten ohne Verschwendung oder Bestand zu erzeugen. Wurde ein Lösungsweg identifiziert, erfolgt dessen Planung und Implementierung.
Der neue Soll-Prozess lässt sich als Diagramm in der Process Mining-Software hinterlegen. Die Fähigkeit des Machine Learnings ermöglicht, dass nun auch die Process Mining-Software proaktiv Probleme aufzeigt, die die tatsächlichen von den geplanten Prozessen abweichen lässt.
5. Steuerung
Die Lean Six Sigma-Philosophie basiert auf Nachhaltigkeit. Der neue Prozess muss weiterhin kontrolliert und überwacht werden, um die tatsächliche Prozessverbesserung messen zu können. Einerseits hilft dabei eine strukturierte Dokumentation aller durchgeführten Änderungen. Andererseits erhält der Prozessverantwortliche durch die Process Mining-Software maximale Transparenz über die gelebten Arbeitsabläufe – und das in Echtzeit. Damit haben Sie Ihre Prozesse auch nach Projektabschluss jederzeit im Griff und können rasch einschreiten.
Machen Sie jeden Prozess besser, schneller und produktiver
Die Kombination aus Lean Six Sigma-Philosophie und Process Mining-Software ist universell einsetzbar. Jeder Prozess birgt die Möglichkeit für einen Wissensvorsprung vor den Wettbewerbern. Zeit zu sparen, die Qualitätssicherung zu verbessern und die Agilität zu erhöhen, bedeutet nicht nur eine Kostenreduktion, sondern auch eine Verbesserung des Umsatzes durch Steigerung der Kundenzufriedenheit.
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