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Order to Cash Teil 3: eBusiness
In dieser dreiteiligen Blog-Serie haben wir uns mit dem Order-to-Cash-Prozess (O2C) beschäftigt und wie Sie Effizienzsteigerungen zur Maximierung von Umsatz und Kundenzufriedenheit bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern und Ressourcenverlust einsetzen können.
Zuvor haben wir uns mit der pünktlichen Lieferung und der Auftragsablehnung befasst. Dies alles sind Bereiche, in denen der O2C-Prozess verbessert werden kann. Jetzt betrachten wir einen dritten und letzten Bereich: eBusiness.
Was ist eBusiness?
Zunächst eine Klarstellung: "eBusiness" ist nicht dasselbe wie "eCommerce".
Bei Letzterem handelt es sich um den Online-Verkauf von Waren und Dienstleistungen, während im eBusiness nicht nur eCommerce, sondern auch die vielfältigen Prozesse, die dahinter stehen, wie das Supply Chain Management, die Auftragsabwicklung und das Customer Relationship Management, einbezogen werden.
Das wesentliche Ziel von eBusiness ist es, die Aktivitäten eines Unternehmens so weit wie möglich zu automatisieren, menschliche Eingriffe zu eliminieren, Prozesse zu rationalisieren und mögliche Fehler zu vermeiden.
Warum sollte man es verwenden?
Das Eingreifen von Menschen ist kostspielig, zeitaufwändig und fehleranfällig. Die eBusiness-Welt ist im Idealfall papierlos. Computer und Server kommunizieren klar, präzise und augenblicklich miteinander.
Obwohl das Internet mittlerweile eine allgegenwärtige Präsenz in unserem Leben darstellt, arbeiten viele Unternehmen weiterhin auf analoge Weise, wobei viele Bestellungen per Telefon und per Fax entgegengenommen werden.
Selbst bei Bestellungen per E-Mail werden diese Bestellungen oft als Anhänge gesendet, die ausgedruckt werden müssen und / oder deren Details manuell von einem Benutzer in ein System eingegeben werden müssen.
Die möglichen Auswirkungen auf die Effizienz sind sofort offensichtlich: Die Bearbeitung von Aufträgen dauert länger, und selbst der beste Arbeiter macht Fehler. Eine falsch geschriebene Adresse, Preis oder Menge führt zu einer falschen Bestellung, die wahrscheinlich abgelehnt oder zurückgegeben wird. Dies alles wirkt sich auf den O2C-Prozess aus, indem die Zeit, die für die Ausführung und Abholung von Aufträgen benötigt wird, verlängert wird.
Was ist EDI?
Das eBusiness-Modell beinhaltet im Wesentlichen den Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI). Mit EDI kommunizieren Unternehmen auf Computer-zu-Computer-Basis über standardisierte Dokumentenformate miteinander.
Dies minimiert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe und ermöglicht eine schnellere und genauere Kommunikation zwischen Unternehmen. Trotz seiner nachgewiesenen Wirksamkeit - der US-Einzelhandelsriese Walmart hat sich längst dafür eingesetzt - ist der EDI-Einstieg langsamer als erwartet.
Es wird geschätzt, dass nur 10% bis 20% der Geschäftstransaktionen über EDI abgewickelt werden. Der Rest verwendet Methoden, die ein Eingreifen des Menschen erfordern. Die meisten Unternehmen haben daher ein enormes Potenzial, um diese Technologie in ihren Betrieb zu integrieren und dadurch von Effizienzsteigerungen zu profitieren.
Aber wenn die Vorteile so klar und so nachweisbar sind, warum ist die Einführung von EDI und eBusiness nicht zu 100% erreicht worden?
Warum nutzen Unternehmen die Vorteile nicht?
Für viele Unternehmen ist dies einfach ein Mangel an Bewusstsein: Die EDI-Nutzung wächst langsam, aber stetig. Für andere ist es eine Frage der Berechnung, wie und wo EDI zu implementieren ist und welche Systeme verwendet werden sollen.
Verschiedene Systeme existieren zu unterschiedlichen Preisen. Die teureren Pakete können kleine und mittlere Unternehmen ausgleichen, aber günstigere EDI-Systeme können sich dennoch als geeignet erweisen.
Ein wesentlicher Gesichtspunkt bei der Implementierung von EDI-Systemen ist die Compliance von Handelspartnern. EDI funktioniert nur, wenn standardisierte Dokumente sofort übertragen werden können. Dies erfordert, dass Kunden diese standardisierten Formate im Umgang mit Ihrem Unternehmen übernehmen.
Bei technischen Probleme mit dem EDI-System deuten Untersuchungen darauf hin, dass sowohl interne als auch externen Stakeholder deren Verwendung schnell vermeiden.
Wenn diese potenziellen Schlaglöcher jedoch mit den Einsparungen verglichen werden, die durch die EDI-Implementierung erzielt werden können, ist es sofort verständlich, warum sich immer mehr Industrien der Einführung annähern.
Was sind die geschäftlichen Vorteile von EDI?
Die EDI-Aufnahme war in Branchen wie Einzelhandel, Lebensmittelgeschäft und Automobilindustrie besonders hoch. Dies sind alles Branchen, die in der Regel stabile Lieferketten und einen kontinuierlichen Kontakt mit ihren Lieferanten und Käufern haben.
Zahlreiche Studien belegen die Kosteneffizienz und Einsparungen, die sich aus der Einführung von EDI in diesen Branchen ergeben. Die zwei Vorteile von Geschwindigkeit und Genauigkeit haben sich immer wieder bestätigt. Kostenvorteile ergeben sich auch aus dem papierlosen Arbeiten.
Studien haben gezeigt, dass die Umstellung auf ein EDI-System konstant zu einer Reduktion der Betriebskosten von rund zwei Dritteln führt. Die schnelle und genaue Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen mit geringem Eingriff durch den Benutzer führt zu kleinen Einsparungen, die sich im Laufe eines Jahres erheblich summieren.
Manchmal muss das gesamte Unternehmen nicht auf ein EDI-Modell umsteigen. Einsparungen können erzielt werden, indem sie nur in den effektivsten Teilen der Geschäftsprozesse implementiert werden. Die Verbesserung der Geschwindigkeit und Genauigkeit wichtiger Teile der Lieferkette wirkt sich auf das gesamte Unternehmen aus.
Wie Process-Mining-Technologie EDI ergänzt
Aber wo könnte EDI in Ihrem Betrieb am besten eingesetzt werden? Das ist eine Frage, die ironischerweise menschliche Gedanken und Analysen erfordert.
Das Aufkommen der Process-Mining-Technologie bedeutet, dass die digitalen Daten eines Betriebs gründlich und forensisch analysiert werden können, um Erkenntnisse zu liefern, die durch eine Analyse der gleichen Daten durch den Menschen unmöglich wären.
Durch das Hervorheben von Bereichen, in denen manuelle Eingriffe am häufigsten vorkommen, zeigt Process Mining auf, wo möglicherweise Automatisierungen implementiert werden könnten, um die Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern und letztendlich den Durchsatz und den Cashflow zu nutzen.
Wenn das Unternehmen in einigen Geschäftsbereichen bereits EDI implementiert, können durch die Process-Mining-Analyse EDI-nutzende Bereiche mit EDI-losen Bereichen verglichen werden, um festzustellen, welche Bereiche von höherer Effizienz profitieren.
Mit nachweisbaren Vorteilen für die Effizienz der Lieferkette, der Bestellgenauigkeit, der Rechnungsverarbeitung, der Personalzeit und einem reduzierten Order-to-Cash-Zyklus sprechen viele Argumente für die Implementierung von EDI in Ihrem Unternehmen und wenige dagegen.
Um einen Einblick in die möglichen Vorteile für Ihr Unternehmen zu erhalten, sollten Sie Process Mining als ersten Schritt betrachten. Kann sich ein Unternehmen leisten, Nein zu mehr Effizienz und Einsparungen zu sagen?
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