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Process Mining und interne Revision: ein Traumpaar?
Seit Jahren setzen Revisoren zur Durchführung erfolgreicher Unternehmensrevisionen auf traditionelle Methoden wie Befragungen und Workshops. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung der Geschäftsprozesse steigt jedoch die Nachfrage nach Methoden und Technologien, die über traditionelle Analysemethoden hinausgehen – wie zum Beispiel Process Mining.
Warum? Big Data verändert die Arbeitsweise von Organisationen und interne Revisionsabteilungen können es sich nicht leisten, abgehängt zu werden. Der exponentiell wachsenden Datenmenge steht ein exponentiell zunehmender Analysebedarf gegenüber und Revisoren müssen sich Einblick in die Hintergründe dieser Prozesse verschaffen, statt die Prüfungen auf Basis einer kleinen Datenstichprobe durchzuführen.
Process Mining: Der beste Freund des Revisors
Process Mining rekonstruiert auf Basis der digitalen Ereignisprotokolle in den IT-Systemen Ihres Unternehmens die Geschäftsprozesse in Ihrer Organisation. Anhand dieser Rekonstruktion kann Ihre interne Revisionsabteilung auf einfache Weise Purchase-to-Pay-, Order-to-Cash-, Produktions- und logistische Prozesse visualisieren und analysieren. Dadurch erhält sie einen umfassenden Einblick, wie diese Prozesse in Wirklichkeit ablaufen.
Die Datenvisualisierungskomponente von Process Mining führt den Revisor mit den neuesten Algorithmen für maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz durch die Analyse und zeigt dabei Compliance-Probleme und Ineffizienzen auf. Zudem wird eine vollautomatische Ursachenanalyse mit verbindlichen, proaktiven Empfehlungen durchgeführt. Einfach ausgedrückt: Stellen Sie sich Process Mining als MRT-Aufnahme der Organisation vor, die dem Revisor unvoreingenommene Einblicke und Diagnosefunktionen in Echtzeit bietet.
Wenn für eine Revision genauere Informationen vorliegen, lassen sich Genehmigungen, Timings, Ausnahmen und Verstöße besser einordnen. Die Geschäftsprozesse werden verbessert und Geschäftsrisiken vermieden. Die Frage lautet dementsprechend: Wie kann Ihre Organisation die Fülle verfügbarer Daten – aus eigenen Geschäftsaktivitäten und aus externen Quellen – nutzen, um bei der internen Revision wertvolle Einblicke zu gewinnen und die Effizienz zu steigern?
Wo Process Mining die interne Revision unterstützen kann
Process Mining bietet von der Vorbereitung bis zur Berichterstellung Unterstützung beim Benchmarking der Prozessausführung und hilft, bereits im Vorfeld die Schwerpunkte für die Revision festzulegen. Mit Blick auf das Ziel, die Prozesse zu verbessern und Geschäftsrisiken zu vermeiden, hilft Process Mining bei der Optimierung mehrerer Faktoren.
Compliance-Kosten senken: Aufdecken versteckter Ineffizienzen und Engpässe, um die Compliance-Kosten und die Kosten für die Revision selbst zu senken.
Geschwindigkeit erhöhen: Möglichkeit der Echtzeitüberwachung von Geschäftstransaktionen und schnelle Ergebnisse durch proaktive Einblicke und schnelle Ursachenanalyse.
Effizienz steigern: Einfacher und professioneller Berichtsmechanismus mit Zugriff auf vordefinierte Analysen.
Höhere Qualität erzielen: Hochpräzise und vollständig transparente Darstellung aller laufenden Prozesse, damit jeder nicht konforme Prozess ermittelt werden kann.
Brauchen Sie noch weitere Belege? Ein international führender Technologiekonzern mit mehr als 20.000 Mitarbeitern weltweit verbesserte mit Process Mining seinen Order-to-Cash-Prozess. Wie sich herausstellte, waren 55 Prozent der Kreditprüfungen des Unternehmens nicht regelkonform. Eine Überprüfung ergab, dass für die Kreditentscheidung und für die Gutschrift des Rechnungsbetrags ein und derselbe Mitarbeiter verantwortlich war. Dies entsprach nicht den Vorschriften. Aufgrund des Vorfalls wurde eine Aufgabentrennung in der Organisation vorgenommen und festgelegt, dass Aufgaben von mindestens zwei Personen ausgeführt werden müssen. Außerdem wurde für nicht regelkonforme Kreditprüfungen eine Zielvorgabe von 0 Prozent festgelegt.
Und noch ein weiteres Beispiel: Ein führender Dienstleister im Telekommunikationsbereich mit mehr als 100.000 Beschäftigten entdeckte mithilfe von Process Mining in seinem System mehr als 1.000 nicht genehmigte Bestellungen. Zur Einhaltung der Compliance-Standards ist es wichtig, dass Bestellungen genehmigt werden. Dem Unternehmen gelang es, mit entsprechenden Anpassungen zu verhindern, dass sich ein solcher Vorfall wiederholt.
Das Audit auf Digitalisierungskurs
Revisoren sollten sich nicht scheuen, das interne Audit, wie wir es heute kennen, durch maschinelles Lernen zu transformieren. Mit Process Mining als Fundament können Revisoren in ihrer Organisation zu digitalen Vorreitern werden. Durch die Vereinfachung von Prozessen, die Automatisierung von Routineaufgaben und die Umgestaltung von Abläufen können die Prüfer zudem zu proaktiven Gestaltern in ihrer Organisation werden, die nach Problemen Ausschau halten und Geschäftsrisiken verhindern, bevor sie auftreten.
Es lässt sich nicht leugnen – Big Data hat die Arbeitsweise der Organisationen verändert, und die internen Revisionsabteilungen dürfen da nicht außen vor bleiben. Zeit also, sich zu fragen, ob Ihr internes Audit-Team in der Lage ist, sich in der heutigen digitalen Welt zu behaupten.
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