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Stadt, Land, Prozess - Die Stadtwerke Essen digitalisieren mit Celonis ihr Rechnungswesen
Die Energiewirtschaft befindet sich nicht zuletzt wegen der eingeleiteten Energiewende in einem grundlegenden Wandlungsprozess. Neben dem steigenden Wettbewerbsdruck in den Vertriebsmärkten greifen regulatorische Impulse zunehmend in die infrastruktur-basierten Geschäftsmodelle ein.
Mehrheitlich kommunal gehaltene Energieversorger wie die Stadtwerke Essen AG (SWE) müssen weiteren anspruchsvollen Rahmenbedingungen gerecht werden. Diese sind in den steuerlichen Querverbund, und damit unmittelbar in die kommunale Haushaltslage eingebunden.
Das Kerngeschäft der SWE ist die Daseinsvorsorge in den Bereichen Trinkwasser, Gasversorgung, Entwässerung sowie zunehmend der Stromvertrieb für die Bewohner der Stadt Essen. Im Jahre 1867 gegründet, verfügen die Stadtwerke heute über umfassende Infrastrukturen im Gas- (1.400 km), Wasser- (1.500 km) und Entwässerungsbereich (1.600 km), derzeit beschäftigt das Unternehmen fast 900 Mitarbeiter.
Neue Impulse für die Finanzbuchhaltung
Um den Zukunftsanforderungen gerecht zu werden, setzt SWE auf innovative Lösungen zur Steigerung der Effizienz von Kern- und Unterstützungsprozessen. Eine besondere Rolle nimmt hierbei die Digitalisierung und (Teil-)Automatisierung von analogen Prozessabläufen ein.
Vor allem im Bereich der Finanzbuchhaltung sollte mit Hilfe neuer Technologien eine erhebliche Prozesseffizienz erzielt und manuelle Prozesse automatisiert werden. Im Innovationsmanagement wurde daher neben Robotic Process Automation im Jahr 2019 ein Fokus auf das Thema Process Mining gelegt. Ziel war es hierbei, Prozesse zu optimieren und Automatisierungspotenziale zu identifizieren.
“Natürlich haben wir uns verschiedene Anbieter angesehen. Bei Celonis fanden wir es besonders attraktiv, selbst mit dem Tool arbeiten zu können. Wir wollten unsere Daten auch selbst analysieren können und in die Materie eintauchen.”, erinnert sich Kathrin Felderhoff, die als Innovationsmanagerin bei SWE federführend für das Thema Process Mining zuständig ist. Wenn der Kunde von einem Softwareanbieter nicht vor vollendete Tatsachen gestellt wird, sondern selbst die eigenen Daten und die daraus resultierenden Optimierungspotentiale prüfen kann, schafft das Vertrauen in die Lösung.
“Mit Celonis können wir Initiativen nach unseren Vorstellungen umsetzen. Und man kann nach einer kurzen Einarbeitungszeit sofort damit loslegen, es ist einfach anwenderfreundlich.”
Viel Arbeit für kleine Beträge
Zu Beginn lieferte ein Value Creation Workshop mit Celonis eine fundamentale Einsicht in die Kreditorenbuchhaltung: Bisher wurden nur kleinere Teilautomatisierungen eingesetzt. 100% aller Rechnungen mussten zumindest in einem Teilschritt des Prozesses manuell von Mitarbeitern bearbeitet werden, zudem lag die Quote der Papierrechnungen zu Beginn der Analyse bei rund 80%.
Nach diesen ersten Analyse-Ergebnissen konnten SWE und Celonis weitere Verbesserungspotenziale identifizieren: Neben einer vergleichsweisen hohen Quote von CpD-Buchungen (hierbei werden Rechnungen auf ein Sammelkonto für Einmalvorgänge bei Debitoren und Kreditoren gebucht) fielen Niedrigpreisrechnungen ins Auge, die mit 25% der jährlich etwa 43.000 Rechnungen eine enorme Bearbeitung in der Buchhaltung verursachten. In weiteren Schritten wurde die Skonto-Nutzung sowie eine fortgeschrittene Digitalisierung von Rechnungen und Avisen gegenüber den Lieferanten als weitere Optimierungsfelder ermittelt.
Auf den ersten Blick wurde deutlich, dass dies ein gewaltiger Berg an Potenzialen ist, von dessen Realisierung sich der Finanzbereich aber zu keiner Zeit abschrecken ließ.
“Celonis ist unsere Datenlupe mit der wir unnötige manuelle Schritte entdecken und anschließend versuchen zu automatisieren”
Die Stadtwerke Essen konnten mit Celonis nach und nach die erzielten Einsichten in Maßnahmen umwandeln. CpD-Buchungen gehören mittlerweile der Vergangenheit an. Zuerst wurden für alle Kollegen aus dem Kreditorenbereich bei CpD-Buchungen Bearbeitungshinweise erarbeitet - um die Datenqualität zu verbessern, wird auf die CpD-Option jetzt gänzlich verzichtet. Celonis zeigt zusätzlich durch Tracking auf, ob sich Rechnungen auf das CpD-Konto verirren.
Die größtmögliche Automatisierung der Niedrigpreisrechnungen war den Stadtwerken ein besonderes Anliegen. “Jede Bearbeitung einer Rechnung kostet interne Bearbeitungszeit - wenn sich die Rechnungshöhe nur auf ein paar Euro beläuft, schafft das natürlich nur zusätzliche unnötige Kosten, die in keinem Verhältnis zu der Rechnungssumme stehen.”, erläutert Kathrin Felderhoff. Hier verwendete man eine buchungskreisübergreifende Lösung zwischen den Stadtwerken Essen und einer ihrer Tochtergesellschaften, deren Rechnungen einen Großteil der Niedrigpreisrechnungen bei SWE ausmachte.
Durch die Systemumstellung werden inzwischen 25% aller Niedrigpreisrechnungen teilautomatisch bearbeitet, die übrigen Rechnungen erfordern dank der Teilautomatisierung nur noch zwei bis drei manuelle Prüfschritte. Durch die Umsetzung des erkannten Potenzials wurde eine erhebliche Effizienzsteigerung in der Kreditorenbuchhaltung realisiert.
Gestützt durch die Einsichten und Kontrolle über die eigenen Daten konnte das Kreditorenrechnungswesen auch von den Niedrigpreisrechnungen abgesehen weiter digitalisiert und optimiert werden. Von kleinen Ausnahmen abgesehen läuft das interne Projektmanagement nun vollständig digital ab. Außerdem konnten mit der Umstellung der Avisen auf E-Mail die Durchlaufzeiten reduziert werden.
“Jeder manuelle Schritt, den wir entfernen können, ist ein wichtiger Schritt.”, resümiert Felderhoff.
Fundierte Einblicke in gelebte Prozesse – Skalierung von Prozessen für weitere Automatisierung
Kathrin Felderhoff ist mit dem bisher Erreichten durchweg zufrieden, als Problemlöserin im Finanzbereich profitiert sie regelmäßig von der Verwendung von Celonis: “Wenn Kollegen mit Fragen auf mich zukommen, kann ich schnell herausfinden, an welcher Stelle im Prozess das Problem liegt.”
Die Stadtwerke Essen wollen Celonis nicht als Management-Tool verstanden wissen, schließlich war es eines der Hauptziele, Mitarbeitern mit der vollständigen Nutzung und Optimierung der eigenen Daten Prozessoptimierungen und deren Vorteile aufzuzeigen.
„Unser Ziel ist es, Prozesse zu optimieren, zu automatisieren und damit die Effizienz unseres Finanzbereichs in Kern- und Unterstützungsprozessen zu steigern. Dadurch können wir mit einer vergleichbaren Mitarbeiteranzahl zusätzliche Dienstleistungen übernehmen und für mehr Abwechslung im Tagesgeschäft sorgen“, meint Felderhoff.
Schluss ist mit Celonis noch lange nicht. Im Februar wurde der Prozess “Meter-to-Cash” implementiert, die ersten Einsichten werden mit Spannung erwartet. Zudem sollen abteilungsübergreifend neue Kennzahlen mit Celonis aufgebaut werden, für zukünftige Automatisierungen mit RPA müssen weitere Prozesse skalierbar sein.
“Wir wollen natürlich auch ein bisschen Werbung für dieses ausgezeichnete Tool im Unternehmen machen.”, erklärt Felderhoff. Gut möglich, dass sich die Anwendungsmöglichkeiten und Benutzerfreundlichkeit von Celonis bei den Stadtwerken Essen schnell von selbst herumsprechen.
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