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Sieben Gründe für das Scheitern der Prozesseffizienz
Wie viel wissen Sie wirklich von dem, was in Ihrem Unternehmen regelmäßig geschieht? Bei all den täglichen Vorgängen rund um Einkauf, Buchhaltung, Logistik, Produktion, Vertrieb und Kundenservice kann es schon mal ein bisschen kompliziert werden.
Nach Angaben des Marktforschungsunternehmens IDC wissen die meisten Unternehmen nur sehr wenig oder gar nichts darüber, wo verborgene Prozessschwächen gerade ihr Ertragspotenzial ruinieren. IDC fand heraus, dass in den meisten Unternehmen 20 bis 30 Prozent der Umsätze allein aus diesem Grund verloren gehen!
Nach unseren Erfahrungen kommen sieben gravierende Fehler bei der Prozesseffizienz immer wieder vor. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, ob dies auch für Ihr Unternehmen gilt.
1. Kleine Fehler übersehen
Kein Unternehmen ist davor gefeit. Irgendwann verliert man Kleinigkeiten aus den Augen, und kleine Fehler schleichen sich ein. Sicher, manchmal ist es notwendig, den vereinbarten Prozess ein wenig zu umgehen oder Hintertürchen zu finden. Wenn sich solche Abweichungen jedoch wiederholen, summieren sie sich zu einer gigantischen Zeit- und Geldverschwendung.
Denken Sie auch an unbeabsichtigte Abweichungen vom vereinbarten Prozess – ausgelassene Schritte, Schritte in der falschen Reihenfolge, Fehlen der entsprechenden Genehmigungen, langlaufende Materialien oder langsame Zulieferer. Es ist leicht zu erkennen, wie daraus ein gewaltiger Berg an manueller Nacharbeit entstehen kann. Häufig folgen diese Probleme einem Muster, das Sie zur eigentlichen Ursache führen kann. Und wenn Sie über eine Process-Mining-Lösung verfügen, können Sie diese Muster leicht aufdecken und eine einfache Lösung finden, die Ihrem Unternehmen wertvolle Ressourcen spart.
2. An starren Prozessen festhalten
Wir haben bei zahlreichen großen Unternehmen erlebt, dass Prozesse oftmals nicht transparent, sondern im Verborgenen ablaufen und daher nicht diskutiert und nachvollzogen werden können. Sie werden als starres Regelwerk angesehen, das nicht angetastet werden darf. Diese Kultur macht den Mitarbeitern ein Nachdenken darüber, wie sich diese Prozesse verbessern lassen, unmöglich.
Nach unserer Erfahrung ist dies einer der Hauptgründe, weshalb Mitarbeiter nicht zuerst den eigentlichen Prozess untersuchen und überlegen, wie sie ihn effizienter gestalten könnten. Zur Steigerung der Effizienz könnten oftmals 20 bis 30 Prozent der Prozessschritte weggelassen oder zumindest deutlich verkürzt werden. Doch ohne die nötige Sichtbarkeit des Prozesses – ganz zu schweigen davon, wie gut er läuft – lässt sich keine Klarheit darüber gewinnen, ob ein Prozess auch wirklich leistungsfähig ist.
3. Effizienzgewinne bei der Automatisierung scheuen
Automatisierte Prozesse können Zeit und Geld sparen und das tägliche Geschäft vereinfachen. Doch oftmals schlummern in den Prozessen noch verborgene Potenziale, die nur darauf warten, ausgeschöpft zu werden. Wir haben drei verschiedene Trends beobachtet: Keine Automatisierung bei sich wiederholenden, aber dennoch manuell ausgeführten Prozessen; unzureichende/unvollständige Automatisierungen, z.B. statt des gesamten Workflows wird nur der Wareneingang mit einem RFID-Scanningsystem automatisiert; oder Automatisierung mit vielen Fehlern durch unvollständige Implementierungen oder hartnäckige, wiederkehrende Lücken.
Richtig durchgeführte Automatisierungen können ein Segen sein. Falsch durchgeführte Automatisierungen können Sie hingegen ein Vermögen kosten. Deshalb nutzen viele unserer Kunden die Process-Mining-Technologie, um das Automatisierungspotenzial vorab zu evaluieren und den Erfolg danach weiter zu überwachen. Dies hat sich vor allem bei der robotergesteuerten Automatisierung (Robotics Process Automation, RPA) bewährt, bei der sich Process Mining als wichtiges Tool zur Maximierung des Return on Investment (ROI) von RPA-Initiativen herauskristallisiert hat.
4. Mängel in der Stammdatenverwaltung
Für alle bestellten Materialien und Zulieferer gibt es Stammdaten. Wir haben bei einigen Unternehmen festgestellt, dass sie mit falschen oder nicht gepflegten Stammdaten arbeiten. Ungenaue Stammdaten können z.B. dazu führen, dass Ihre Bestellungen falsche Preisangaben enthalten. Dies ist ein recht häufiges Phänomen, das bei Unternehmen und ihren Zulieferern zu großen Problemen führt.
Angenommen, Sie schicken eine Bestellung an Ihren Zulieferer mit den Preisangaben aus Ihren Stammdaten. Sie warten einige Tage auf eine Antwort, und wenn Ihre Stammdaten nicht auf dem neuesten Stand sind, wird Ihnen Ihr Zulieferer mitteilen, dass der Preis nicht stimmt. An dieser Stelle kommt Ihr Prozess zum Stillstand (z.B. eine Fertigungslinie, die auf Bauteillieferungen wartet). Häufig lassen sich diese Probleme nicht einfach mit einem kurzen Anruf aus der Welt schaffen. Dadurch verlieren Sie letztendlich Zeit und Geld.
5. Internes Benchmarking unterschätzen
Zu den wichtigsten Dingen, die größere Unternehmen geklärt haben wollen, gehört die Frage, warum und inwieweit verschiedene Regionen, Divisionen oder Geschäftsbereiche Prozesse unterschiedlich ausführen. Es kann nämlich zu einiger Verwirrung führen, wenn Mitarbeiter in einem Bereich des Unternehmens Prozesse auf eine bestimmte Weise ausführen, während andere Mitarbeiter ganz anders an die Prozesse herangehen.
Unsere beiden Empfehlungen lauten:
Stellen Sie mithilfe der automatischen Konformitätsprüfung fest, wo die Ist-Prozesse vom Soll-Standard abweichen. Celonis kann Ihnen eine Prioritätenliste mit Abweichungen geben, die sich in puncto Zeit und Kosten nachteilig auf den Prozess und damit auf Ihr Unternehmensergebnis auswirken.
Führen Sie ein internes Benchmarking durch, um z.B. zu prüfen, wie der Prozess für Werk A aussieht und ob er sich vom Prozess für Werk B unterscheidet. Natürlich können Sie beim Benchmarking auch erkennen, welche Option die besten Ergebnisse liefert und auf dieser Basis einen neuen Standard festlegen.
6. Internes Bewusstsein nicht ausreichend schärfen
Viele Unternehmen unterschätzen diesen Aspekt, doch es ist sehr wichtig, die Mitarbeiter unabhängig von ihrer Position einzubinden, damit Ihre Prozesse mit maximaler Effizienz ausgeführt werden. Denken Sie über Ihre KPIs nach und wie Sie diese am besten erreichen. Jemand muss Verantwortung für den Prozess übernehmen, Verbesserungen überwachen und vorantreiben und sicherstellen, dass alle Beteiligten verstehen, wie der Prozess abläuft. Auch ein guter Prozess wird nicht gut funktionieren, wenn die Mitarbeiter ihren Beitrag oder den Nutzen des Prozesses nicht erkennen.
Was können Sie tun, um das Bewusstsein der Mitarbeiter zu schärfen? Workshops oder ausdrückliche Anweisungen können helfen. Celonis bietet noch eine weitere Ressource: eine Komponente, mit der Unternehmen und Prozessverantwortliche Ziele definieren sowie Teams und Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zuweisen können. Auf diese Weise können Sie verfolgen, wie weit Sie bereits vorangekommen sind, und sicherstellen, dass Teammitglieder Verantwortung übernehmen. Außerdem können Ihre Mitarbeiter mit der Celonis-Konformitätsfunktion auf den Prozess zugreifen, kooperieren und die Daten nachvollziehen. Wenn Mitarbeiter klar erkennen, wie der Prozess funktioniert und in der Lage sind, darauf zu reagieren, werden sie ein viel besseres Verständnis für ihre eigene Rollen im Unternehmen besitzen und wie sie zum Erfolg beitragen können.
7. Fehlende Planung
Lassen Sie uns hier einen Moment über pünktliche Lieferungen nachdenken. Oftmals können Unternehmen ihre vereinbarten Liefertermine nicht einhalten. Der Hauptgrund dafür ist schlechte Planung, die den Zeitplan für Ihre gesamten Prozesse nach hinten verschieben kann. In diesem Fall müssen die Unternehmen untersuchen, wie es überhaupt zu solchen Problemen kommen konnte und was sie tun können, um Abhilfe zu schaffen.
Planungsfehler kommen aber nicht nur bei Lieferungen vor, und wenn gleich mehrere Prozesse nicht den Anforderungen entsprechen, sind die Auswirkungen gravierend. Zeit, Geld, Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden – sie alle sind von mangelnder Voraussicht betroffen. Diese oder andere Unzulänglichkeiten im Unternehmen können Ihren Vorsprung auf dem Markt zunichtemachen.
Die gute Nachricht ist: Celonis kann Verbesserungsmöglichkeiten mithilfe der vorhandenen Daten Ihres Unternehmens auf einfache Weise sichtbar machen und bietet auch eine breite Palette hochmoderner Machine-Learning-Funktionen für Vorhersagen und detaillierte Prognosen. Mit Celonis können Sie Ihre Ziele erreichen, Ihre Stakeholder begeistern und sich von Ihren Mitbewerbern abheben.
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