Kreditorenbuchhaltung: Von der Kostenstelle zur strategischen Funktion

Die Kreditorenbuchhaltung, auch “Accounts Payable” genannt, ist seit jeher als reine Kostenstelle verschrien: eine Backoffice-Funktion, deren ausschließliche Aufgabe die schnelle und kostengünstige Rechnungsbearbeitung ist. Und wie alle Backoffice-Funktionen wird auch die Kreditorenbuchhaltung besonders häufig konsolidiert, ausgelagert oder ins Ausland verlegt. Optimierungs-Initiativen beschränken sich meist darauf, bessere Ergebnisse mit mehr oder weniger denselben Ressourcen zu erzielen. Sie mögen vielleicht denken, die Kreditorenbuchhaltung ist weit davon entfernt, strategischen Mehrwert zu liefern. Sie deshalb zu ignorieren, wäre aber ein Fehler. Erstens, weil Sie dann nicht wissen, wo die Schwachstellen der Abteilung liegen. Und zweitens, weil sie so die Chance vergeben, mit Accounts Payable die strategischen Zielen Ihres Unternehmens zu erreichen.

Es wird Zeit, die Kreditorenbuchhaltung strategisch zu betrachten

Es versteht sich von selbst, dass die Kreditorenbuchhaltung für jedes Unternehmen wichtig ist, schließlich kontrolliert sie ihren Cashflow. Und doch wird sie oft unterschätzt und nicht nur räumlich (etwa per Auslagerung) sondern auch strategisch vom restlichen Unternehmen getrennt. Dabei ist gerade die Kreditorenbuchhaltung ist ein besonders guter Ansatzpunkt, um das Working Capital schnell zu optimieren. Sie ist die ideale Cash-Quelle, die Unternehmen nicht ungenutzt lassen sollten. Sonst schaden sie sich nur selbst. Das gilt umso mehr in unsicheren und turbulenten Zeiten wie diesen, in denen Liquidität und Liquiditätssicherung das oberste Gebot sind. Wird die Kreditorenbuchhaltung richtig geführt, kann sich das aber nicht nur äußerst positiv auf das Working Capital auswirken, sondern auch auf Gewinnmargen und Verhandlungen mit Zulieferern. Dabei können Sie Ihren Schwerpunkt jederzeit wahlweise auf Profitabilität (durch die Ausnutzung von Skonto) oder Liquidität (durch längere Zahlungsfristen) setzen – je nachdem, welches strategische Ziel Ihr Unternehmen gerade verfolgt. Warum sich also darauf beschränken, durch Einsparungsrunden auch noch den letzten Cent aus der Kreditorenbuchhaltung zu pressen? Wenn sich alles nur um Schnelligkeit und Bearbeitungskosten dreht, werden nicht nur Ihre Gewinne immer weiter schwinden, Sie verlieren auch Ihre strategischen Ziele aus dem Blick.

Warum „geringere Kosten pro Rechnung“ nicht die oberste Priorität sein sollte

Schnell, günstig, automatisch – das sind grundsätzlich keine schlechten KPIs. Sie haben durchaus ihre Berechtigung. Doch niedrigere Bearbeitungskosten sind kein geeigneter Maßstab, wenn man das Unternehmen als vernetztes Ökosystem verstehen will. Lautet das Ziel, Rechnungen so schnell und kostengünstig wie möglich zu verarbeiten, wird genau dies das Ergebnis sein. Die Folge? Doppelzahlungen, frühzeitige Zahlungen, verlorene Skonti – allesamt komplexere Kennzahlen, die oft genaueres Hinschauen erfordern – fallen außen vor. Wird ausschließlich auf Produktivität optimiert, bleiben andere Ineffizienzen weiter bestehen. Um die Abteilung aber flexibler zu führen, müssen Sie die operative Realität der Kreditorenbuchhaltung mit den übergeordneten strategischen Zielen verknüpfen. Sie müssen auf auf mehreren Ebenen optimieren, anstatt nur die offensichtlichste in Angriff zu nehmen.

So optimierung Sie auf mehrere Ziele

Hier kommt nun Technologie ins Spiel. In der Kreditorenbuchhaltung geht es seit jeher darum, Rechnungen zu erfassen und zu begleichen. Doch es wird Zeit, diesen Prozess smarter zu gestalten, und zwar mithilfe Ihrer verfügbaren Daten. Bislang waren die Abläufe vieler Unternehmen auf eine rein operative Dimension beschränkt, weil sie nur mit ihren ERPs arbeiten. Doch mit Hilfe eines intelligenten Systems, dass Analysen, geschäftliche Zusammenhänge, Automatisierung und künstliche Intelligenz miteinander verbindet, können Sie eine mehrdimensionale, objektive Funktion schaffen. So handeln Sie zugleich schnell und smart, produktiv und strategisch. Ein mehrdimensionales Modell ermöglicht es, die Arbeit der Kreditorenbuchhaltung an die Unternehmensziele anzupassen. So können Sie etwa Rechnungen frühzeitig bezahlen und so Skonti maximal ausschöpfen. Oder Sie priorisieren fristgerechte Zahlungen (weder zu früh noch zu spät, sondern genau zum richtigen Zeitpunkt), falls Ihnen Liquidität gerade wichtiger ist. Vermeiden Sie doppelte Rechnungen, und optimieren Sie Ihre Kosten fortlaufend – immer in Hinblick auf Ihre Unternehmensziele.

Anbruch einer neuen Ära für die Kreditorenbuchhaltung

Keine Frage, jeder Finanzleiter träumt wohl davon, mit Hilfe der Kreditorenbuchhaltung den Working Capital-Bedarf seines Unternehmens zu decken. Bislang fehlte es jedoch an Technologien und Metadaten, um Zahlungen an den übergeordneten Zielen (und umgekehrt) auszurichten. Deshalb hat man sich auf die Dinge konzentriert, die man beeinflussen konnte: eine möglichst schnelle und kostengünstige Rechnungsbearbeitung. Doch die Technologie ist jetzt da – und damit eine neue Ära der Kreditorenbuchhaltung. Bringen Sie die tägliche Arbeit mit den strategischen Unternehmenszielen in Einklang. Nehmen Sie Abschied von der Kreditorenbuchhaltung als abgelegenes Eiland (zumindest metaphorisch). Wenn Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung ausschließlich daran messen, wie schnell und kostengünstig sie Rechnungen, versäumen Sie die Möglichkeit, echte Mehrwerte zu liefern. Heute können wir endlich über die reine Kostenoptimierung hinausgehen und die Qualität der Bearbeitung in den Blick nehmen: indem doppelte Rechnungen automatisch erkannt und automatisch die besten Zahlungsbedingungen ausgenutzt werden. So können wir Profitabilität und Liquidität ganz nach Bedarf optimieren. Und dazu brauchen wir keineswegs ein kompliziertes externes Lieferantenportal. CFOs und ihre Mitarbeiter erhalten ein ganzheitliches, intelligentes Tool, das KPI-Optimierung mit echten strategischen Ergebnissen verknüpft. So kann die Kreditorenbuchhaltung jeden Tag dazu beitragen, die übergeordneten Ziele zu erreichen. Indem wir in geeignete Technologien investieren, können wir Accounts Payable als einen der wichtigsten Ansatzpunkte zur schnellen Optimierung des Working Capital steuern. Das ist keine graue Theorie, sondern schon heute möglich. Denken Sie die Kreditorenbuchhaltung neu. Entdecken Sie eine intelligentere Strategie für Ihre Zahlungen.

Celonis

Author

Celonis believes that every company can unlock its full execution capacity. Powered by its market-leading process mining core, the Celonis Execution Management System provides a set of instruments and applications, the Celonis Studio as well as platform capabilities for business executives and users. The Celonis EMS offerings help companies manage every facet of execution management from analytics to strategy and planning, management, actions and automation.