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Mit dem P2P Contract Finder zum Triple im operativen Einkauf: Uniper verbessert seinen Procurement Check
Die Aufgabenstellung des operativen Einkaufs fasst Philip Höchstödter, Vice President Spot Buy/Operational Procurement bei Uniper, in einem Satz zusammen: „Wenn die Mitarbeiter bei Uniper etwas brauchen, sollen sie das über uns einfach und schnell bestellen können.“
Ein Blick auf die Zahlen gibt einen Eindruck von der Tragweite dieser Aufgabe: Im operativen Einkauf des Energieversorgers Uniper bearbeiten die Mitarbeiter an unterschiedlichen europäischen Standorten mehr als 70.000 Bestellanforderungen (PR) im Jahr. Dabei muss man verstehen, dass Uniper im transaktionalen Bereich nicht nur klassisch Ausgaben und Einsparungen, sondern insbesondere Qualität und Geschwindigkeit der Serviceerbringung optimieren möchte.
In diesem Zusammenhang spricht Philip Höchstödter von “einer Art Triple” der Ziele: 90% aller manuellen Transaktionen sollen innerhalb von zwei Tagen geklärt sein. Dies umfasst alle notwendigen Abstimmungen mit Anforderern, Category Managern und Lieferanten. Zum Zweiten sollen 90% aller Anforderer nach Prozessende vollends zufrieden sein, und den Ablauf mit “Very Satisfied” bewerten. Darüber hinaus soll der Prozess zwischen Bestellanforderung und Bestellung zu 90% automatisiert ablaufen, ohne Einbindung des Einkaufs. Im Moment liegt man global bei 70%.
Eine Bestellanforderung, unzählige Verträge
Sobald eine Bestellanforderung seitens der Mitarbeiter die notwendigen Genehmigungen durchlaufen hat, wird sie an den operativen Einkauf weitergeleitet. Im Procurement Check ist die Expertise der Mitarbeiter gefragt, grundsätzliche Fragen müssen geklärt werden – benötigt die Anforderung manuelle Bearbeitung, reicht eine Katalogbestellung aus, oder gibt es bereits einen passenden Vertrag mit einem Lieferanten? Der P2P Contract Finder, der von Uniper und Celonis gemeinsam entwickelt wurde, setzt bei den Verträgen zwischen Uniper und seinen Lieferanten an. Davon gibt es mehr als 1.500.
Verträge mit Lieferanten bieten eine Reihe an Vorteilen, Unternehmen profitieren von Rabatten, besseren Verhandlungspositionen und gestärkten Lieferantenbeziehungen. Bei Unternehmen in der Größenordnung von Uniper kann die Nutzung dieser Verträge mit den richtigen Tools deutlich verbessert werden.
“So viele Kontrakte kann niemand auswendig kennen. Gleichzeitig sollen alle Mitarbeiter auch alle Anforderungen bearbeiten können. Wenn ich allein auf Spezialisten setze, kann das die Arbeit ungleich verteilen und zu Bottlenecks führen.”, kommentiert Höchstödter. Zur Sache führt er weiter aus: “Der Aspekt “search” mag trivial erscheinen, er gehört aber zu den größten Herausforderungen, die ich mit AI lösen kann.”
Wie optimiert der P2P Contract Finder also die Suche nach den passenden Verträgen? Der Contract Finder vergleicht über zwei unabhängige Text-Algorithmen die Bestellanforderung mit den vorhandenen Lieferantenverträgen, und gibt, soweit vorhanden, ein Match aus. Das geschieht innerhalb von zwei Minuten, die Algorithmen sind an einem Tag zu 800 Empfehlungen in Vertragsfragen fähig.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Mitarbeiter ersparen sich langwierige Recherchen und damit Zeit und Energie, gleichzeitig können die in den Verträgen festgehaltenen Rabatte optimal genutzt werden. Allein die optimale Nutzung der Rabatte birgt ein enormes Einsparpotential.
Mit Celonis zum Spot Buy Desk 2025
Der P2P Contract Finder ist Teil der Digitalisierungsinitiative “Spot Buy Desk 2025”, auf lange Sicht sollen Angestellte noch weniger repetitive Aufgaben erledigen und sich verstärkt um das Monitoring der Transaktionsströme kümmern. Der operative Einkauf um Phillip Höchstödter hat mit dem Celonis EMS bis dahin noch viel vor, beispielsweise sollen die im an den Procurement Check anknüpfenden Bestellvorgang im Einsatz befindlichen Bots besser verknüpft und überwacht werden und somit der End-to-End-Prozess weiter automatisiert werden.
Auch vom Procurement abgesehen setzt Uniper als langjähriger Kunde das Celonis EMS verstärkt ein. Im Jahr 2016 startete der Energieversorger mit der Anbindung seines Plant Maintenance Prozesses, auf Grund der guten Erfahrungen mit den Datenspezialisten wurden im letzten Jahr alle Daten in die Cloud gehoben und ein Center of Excellence eingeführt, das für die Skalierung und Optimierung unternehmensweiter Prozesse eingesetzt wird.
“90% sind bei den genannten KPIs durchaus ambitioniert und nur mit Technologien wie AI und Process Mining zu erreichen“. Gleichzeitig schränkt Höchstödter ein: “Ohne Menschen funktioniert das natürlich nicht. Die müssen alle wichtigen Entscheidungen treffen, die virtuelle Workforce überwachen und weiterhin den Prozess inhaltlich mit ihrem Know How und ihrer Erfahrungen begleiten. Und für die machen wir das ja auch.”
Technologie als Schlüssel, der Mensch das Ziel.
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