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Warum Sie Ihre Debitorenstrategie überdenken sollten — und wie Sie sie umsetzen
In Zeiten ökonomischer Umwälzungen werden Organisationen oft auf unangenehme Weise an eine der ältesten Business-Wahrheiten erinnert: Cash is King.
Ein stabiler Cashflow hält Unternehmen am Laufen: Mit einem optimalen Liquiditätsmanagement können wir nicht nur neue Chancen sofort umsetzen, wir können vor allem auch stürmische Zeiten sicher überstehen.
Globale Krisen wie die im Jahr 2020 zwingen Unternehmen dazu, sich auf die Bedeutung finanzieller Mittel zurück zu besinnen. Ein naheliegender Ausgangspunkt ist die Neubewertung ihrer Debitorenstrategie — ein Unterfangen, das in manchen Fällen längst überfällig ist.
Debitorenbuchhaltungen stehen vor einer einmaligen Gelegenheit: Jetzt ist der perfekte Moment, um das Forderungsmanagement neu zu gestalten.
Wer hier erfolgreich sein will, muss Änderungen vornehmen, die nicht nur einen schnelleren Cashflow über die Krise hinaus gewährleisten, sondern auch sicherstellen, dass wir für die nächste gewappnet sind.
Lassen Sie Ihr Team vorausschauend handeln, anstatt zu reagieren
Eines steht fest: Wenn Sie sich nur auf Ihre überfälligen Forderungen konzentrieren, haben Sie das Rennen schon verloren. Wenn Sie gewinnen wollen, müssen Sie proaktiv handeln – und zwar lange bevor dem Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnungen.
Trotz bester Absichten werden die meisten Debitorenabteilungen in der Grundannahme geführt, dass der Kunde immer zuverlässig zahlt – so lange jedenfalls, bis er es nicht mehr tut. Gelegentlich liegt das daran, dass Kunden bewusst nicht zahlen möchten, in den meisten Fällen aber ist etwas im Prozess schief gelaufen.
Vielleicht sind Sie nicht als Lieferant im System Ihrer Kunden vermerkt. Vielleicht gibt es Ungereimtheiten bei der Fakturierung, oder es gibt schlicht keine ordnungsgemäße Bestellung. Entscheidend bei all diesen bekannten Problemen ist die Tatsache, dass man sie lange vor der entscheidenden Phase angehen kann – und auch sollte.
Im Idealfall sollten Debitorenteams proaktiv planen, bald anstehende Rechnungen prüfen, den Betrag und die Zahlungswahrscheinlichkeit abgleichen, und mit genügend Vorlauf gegenüber dem Fälligkeitsdatum einen Schlachtplan entwickeln.
Spoileralarm: Mit der richtigen Technologie ist das durchaus möglich.
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Kunden bezahlen? Genau darauf kommt es an.
Bei einem effektiven Forderungsmanagement geht es um intelligente Priorisierung. Die Zeit Ihrer Mitarbeiter ist eine endliche Ressource. Und die Priorisierung der Accounts, auf die Zeit und Aufwand verwendet werden, ist der Schlüssel zur Maximierung der Execution Capacity Ihres Teams.
Naturgemäß richten Buchhalter den größten Teil ihrer Aufmerksamkeit auf alte Forderungen, die entweder außergewöhnlich hoch oder seit langem überfällig sind. Das heißt jedoch noch lange nicht, dass Ihre Mitarbeiter ihre Zeit so am sinnvollsten nutzen.
Unternehmen können nun die Zahlungswahrscheinlichkeit eines Kunden einschätzen, und ihre Forderungsstrategie entsprechend anpassen. Vertriebsinformationen über einen Kunden oder sein historisches Zahlungsverhalten (alles Daten, die sich bereits in Ihren Systemen befinden) können wichtige Trends, Muster und Warnungen aufzeigen, die es Forderungsabteilungen ermöglichen, ihre Zeit so klug wie möglich zu investieren.
Wenn sie in Echtzeit auf diese Daten zugreifen können, können sich Ihre Mitarbeiter auf die Kunden konzentrieren, die am wahrscheinlichsten zahlen und den größtmöglichen Einfluss auf den Umsatz des Unternehmens haben.
Lassen Sie Ihre Spezialisten das tun, was sie am besten können
Ihr Forderungsteam besteht aus erfahrenen Problemlösern, die bei komplexen Kundenszenarien helfen und sicherstellen, dass Sie bezahlt werden. Das erfordert ein enormes Maß an Geschick.
Doch dabei stehen zwei wesentliche Execution Gaps im Weg – eine riesige Menge an manueller Arbeit, und die Tatsache, dass die Debitorenabteilung nicht die Transparenz hat, auf die jede andere kundenorientierte Funktion zugreifen kann.
Die erste Performancelücke ist leicht zu lösen. Mit all den heute verfügbaren Technologien zur Datenerfassung und Automatisierung können viele der Routineaufgaben von Mitarbeitern automatisiert werden. Dadurch können sie sich auf das konzentrieren, was sie am besten können.
Die zweite erfordert ein grundlegendes Umdenken. Damit Ihr Forderungsteam bei jedem Kundenkontakt die besten Ergebnisse erzielen kann, muss es die gleichen umfassenden Kundeninformationen wie Ihre Vertriebs- oder Marketingteams besitzen.
Kundengespräche über ausstehende Forderungen können komplex und schwer zu steuern sein. Aber mit einem klaren Überblick über die Kundenhistorie, die aktuelle Situation Ihres Kunden und alle anderen Informationen, die für die ausstehende Rechnung relevant sind, können Mitarbeiter von Anfang an die richtigen Fragen stellen. Auch hier gilt: Jedes Gespräch kann so positiv, zufriedenstellend und erfolgreich sein, wie jede andere Interaktion mit Ihrem Unternehmen.
Handeln Sie bessere Kredit- und Zahlungsbedingungen mit ihren Kunden aus
Langfristig ist einer der wichtigsten Hebel zur Beschleunigung der Geldumschlagsdauer (auch Cash Conversion Cycle genannt) die Neuverhandlung von Verträgen und Zahlungsbedingungen mit Kunden. Doch das ist manchmal leichter gesagt als getan.
Auch hier können besser verwaltete und einfacher zugängliche Daten helfen. Heute können Sie verfolgen, ob ein Kunde seine Zahlungsbedingungen wiederholt missachtet, und sich mit verifizierbaren Daten an ihn wenden. Dadurch wird es wesentlich einfacher, eine Neuverhandlung zu begründen.
Mit einer vollständigen und datenbasierten Kundentransparenz in Echtzeit kann Ihr Team auch besser informierte Entscheidungen über Kredit- und Zahlungsbedingungen treffen. Das führt zu einer besser durchdachten Kreditvergabe an risikobehaftete Kunden – und zu einem viel gesünderen Debitorenmanagement.
Und wenn diese Transparenz über Ihr eigenes Unternehmen hinausgeht und sich auf die Art und Weise, wie ein Kunde andere Lieferanten bezahlt oder sich auf dessen allgemeine Finanzlage auswirkt, umso besser.
Bewerten Sie neu, wie Sie Erfolg messen
Das ist alles schön und gut - aber wenig wert, wenn Sie nicht verfolgen können, wie sich Ihre Prozessänderungen auswirken. Wenn Sie wirklich wissen wollen wie Ihr Forderungsmanagement performt, müssen Sie eventuell auch Ihre Kennzahlen überdenken.
Bis heute ist die Debitorenlaufzeit (DSO) einer der am häufigsten gemessenen KPIs in der Debitorenbuchhaltung. In der Praxis handelt es sich jedoch nur um eine nachgelagerte Kennzahl: Sie sagt Ihnen, wie lange es dauert, bis Sie bezahlt werden. Sie gibt Ihnen aber keinen wirklichen Hinweis darauf, welche Geldbeträge Sie einbringen.
CFOs sollten stattdessen den Prozentsatz der aktuellen Forderungen als wichtigste KPI im Debitorenmanagement nachverfolgen. Sie gibt nämlich viel besser Auskunft über die Leistung eines modernen Forderungsteams.
Wenn die Teams das Verhältnis von aktuellen und alten Forderungen verstehen, können sie proaktiv eingreifen und sich auf Rechnungen mit hohen Beträgen und hoher Zahlungswahrscheinlichkeit konzentrieren. Das hält den Prozentsatz der laufenden Rechnungen hoch.
Verbessern Sie die Liquiditätskontrolle in Krisenzeiten mit der Celonis Execution App
Eine Krise scheint ein schlechter Zeitpunkt dafür zu sein, Änderungen an Ihrer Debitorenstrategie vorzunehmen. Aber wie uns die Vergangenheit gezeigt hat, ist Sie in Wahrheit die perfekte Gelegenheit, Veränderungen voranzutreiben. Mit einer neuen Strategie kann nicht nur die Liquidität des Unternehmens gesichert werden. Sie kann auch dafür sorgen, dass es langfristig floriert.
Alle oben genannten Herausforderungen sind mit der richtigen Denkweise – und der richtigen Technologie – zu bewältigen. Zeit, die Celonis Collections Management App kennenzulernen: Eine maßgeschneiderte Anwendung, die Ihnen hilft, den Cashflow zu beschleunigen und die Kosten zu senken, indem sie jede Kundeninteraktion wertvoller macht.
Die App extrahiert in Echtzeit Daten aus Ihren Transaktionssystemen und nutzt Process Mining, um die operative Realität Ihrer Forderungen zu verstehen. Anschließend nutzt sie Machine Learning und Automatisierung, um Probleme zu identifizieren, intelligente Empfehlungen zu geben und automatisierte Maßnahmen in Ihrem ERP-, CRM- und E-Mail-System zu ergreifen.
Endlich können Sie präzise, risikobasierte Forecasts erstellen, indem Sie mit Machine Learning das Risiko eines Zahlungsausfalls für jede einzelne Rechnung analysieren.
Durch das Abrufen von Daten aus jedem beliebigen System können Sie von der ganzheitlichen Sicht auf Ihren Kunden profitieren, die bisher ausschließlich dem Vertrieb und Marketing vorbehalten war.
Sie können die Arbeit auf der Grundlage der Zahlungswahrscheinlichkeit priorisieren – und Sie können die KPIs priorisieren, die Sie erreichen möchten. Und das unabhängig davon, ob es sich dabei um den Prozentsatz der aktuellen Forderungen (meine Empfehlung), die Debitorenlaufzeit, die Effektivität von Forderungen etc. handelt.
Nicht zuletzt können Sie die Produktivität steigern, indem Sie automatisieren, was idealerweise bereits automatisiert sein sollte, zum Beispiel bestimmte Kommunikations- und Quellsystem-Updates. So können sich Ihre Mitarbeiter auf Ihre Kunden konzentrieren.
Einfach gesagt: Sie ermöglicht alles, was eine wirklich moderne Software in der Debitorenbuchhaltung ermöglichen sollte. Finanzleiter können damit bessere Entscheidungen treffen, Forderungsmanager proaktiver handeln, und Mitarbeiter effektiver arbeiten. Ihre gesamte Abteilungen kann mit der App ihre Kapazität voll ausschöpfen.
Während der Finanzkrise 2008 haben sich mehrere große Organisationen erfolgreich auf das Working Capital konzentriert, und große Veränderungen vorgenommen die sie letztlich funktionsfähig gehalten haben.
Heute sind wir mit stärkerer Technologie und besseren, datengesteuerten Funktionen mehr als je zuvor in der Lage, diese Veränderungen vorzunehmen und so besser zu performen.
Was Zahlungen betrifft, sind wir bereits smart. Warum sollten wir es bei den Forderungen anders machen?
Entdecken Sie die Collections Management Execution App und erfahren Sie mehr darüber, wie Celonis Ihnen helfen kann, die Geldumschlagszeit zu verbessern und eine intelligentere, datengesteuerte Debitorenstrategie zu entwickeln.
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