DHL Group + Celonis

Wer je einen Brief oder Paket verschickt oder bekommen hat, kennt den Namen DHL. Der Konzern dahinter, die DHL Group, ist eines der größten Logistikunternehmen der Welt. In mehr als 220 Ländern weltweit beschäftigt die DHL Group rund 600.000 Mitarbeitende. Der Umsatz allein im Jahr 2022 beläuft sich auf rund 94 Milliarden Euro. 

Jeder Konzern dieser Größenordnung erfordert ausgeklügeltes Management. Bei der DHL Group kommt dabei das globale Shared Service Center (SSC) für HR ins Spiel. Die Ziele des SSC-Teams sind hoch gesteckt: „die Unternehmensziele voranzubringen, den profitablen Kern zu stärken, ein Top-Arbeitgeber zu sein und in einer digitalen Welt Spitzenleistungen zu erbringen.“ 

Um diese zu erreichen, vertraut das Team auf verschiedene Tools, Technologien und Plattformen: neben Robotic Process Automation (RPA), Workflow-Management-Tools auch auf das Celonis Execution Management System (EMS). „Als globales Shared Service Center für HR bieten wir Services für einen Großteil der 600.000 Beschäftigten im Unternehmen an“, sagt Maurice Schepp, Head of Automation & Process Mining bei der DHL Group. „Angesichts der schieren Masse an Beschäftigten und einem hohen Prozessvolumen sind Prozessgenauigkeit und Prozesseffizienz für unsere Geschäftsabwicklung extrem wichtig.“ 

Pionierarbeit im Bereich Hire-to-Retire

Die DHL Group arbeitet seit 2019 mit Celonis zusammen, um seinen Hire-to-Retire (H2R)-Prozess zu optimieren. 

„Wir haben unsere Reise mit SAP Human Capital Management begonnen. SAP HCM ist unser zentrales HR-System bei der DHL Group Germany für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten und die Gehaltsabrechnung“, so Schepp. „Wir rollen Process Mining mit SAP HCM im gesamten H2R-Prozess aus. Und Celonis ist dabei unser enger Partner.“

Heute nutzt die DHL Group Celonis Process Mining für sieben Use Cases im Bereich Hire-to-Retire. Einer davon sind versehentliche Gehaltsüberzahlungen an Mitarbeiter, die das Unternehmen bereits verlassen haben. Die Ursache: Ihr Austritt aus dem Unternehmen wurde verspätet gemeldet. 

„Wir konnten eine Prozessschwäche beim Austritt von Mitarbeitern messen“, erklärt Dirk Hein, Leiter Shared Service Center Finance & HR Operations Germany bei der DHL Group. „Dieses Problem führte zu zeitaufwändigen und kostspieligen Rückforderungsprozessen.“ 

Mit Celonis vermeidet die DHL Group Überzahlungen auf zwei Wegen: Das SSC-Team wird nun unmittelbar über neue Mitarbeiterabgänge registriert. Außerdem hat es einen Prozessfehler behoben, der selbst bei Einhaltung des Standardprozesses zu Überzahlungen führte. 

„Durch den Einsatz von Celonis konnten wir unsere Betriebsmargen und unseren Cashflow verbessern und die Arbeitsbelastung unserer Mitarbeiter reduzieren“, erläutert Hein. 

Optimierte Stammdatenverwaltung

Anfangs nur auf der Suche nach einer Process Mining Lösung, entdeckte die DHL Group mit Celonis das Potenzial für einen Anwendungsfall, den sie noch gar nicht auf dem Schirm hatten: 

„Die Idee für unseren zweiten Anwendungsfall – unser Data Quality Management zu operationalisieren – wurde von den Celonis Ecosystem Apps inspiriert“, erklärt Schepp. „Wir haben eine riesige Zahl von Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen sowie Interfaces aus unterschiedlichen Systemen, die den Großteil unseres täglichen Datenverkehrs erzeugen.“ 

Klingt nach jeder Menge Komplexität. Und genau diese führte gelegentlich zu „Fehlberechnungen in Gehaltsabrechnungen, rechtlichen Angelegenheiten und anderen Prozessenproblemen“. 

Die Lösung? Der Bau von etwa 50 Action Engine Skills, um einen proaktiven Ansatz zur Bereinigung ihrer Systeme zu entwickeln. 

Celonis entscheidet nun nach vordefinierten Kriterien, ob das Qualitätsmanagement zur weiteren Prüfung und Validierung eingespannt wird, ein Nutzer im zuständigen Servicecenter manuell eingreift, oder ein Action Flow ausgelöst wird, um den Fehler automatisch per RPA-Bot zu beheben. 

„Mit dieser Maßnahme können wir Fehler deutlich schneller erkennen als zuvor, weil das Ganze vollständig automatisiert abläuft. Und in Zukunft können wir Fehler direkt von Celonis korrigieren lassen. Dadurch wird die tägliche Qualität der Stammdaten deutlich verbessert“, so Hein. 

So geht die Process-Mining-Reise der DHL Group weiter 

Motiviert vom Erfolg im Bereich HR will die DHL Group nun Celonis auch in anderen Prozessen anwenden. In Deutschland soll Celonis beispielsweise in den Bereichen Finanzen und Immobilien zum Einsatz kommen. Auch DHL’s globaler Ticketing-Prozess steht zur Diskussion. „Die Geschwindigkeit, mit der Celonis weiterhin neue Fähigkeiten und Produkte in das Portfolio einfügt, ist bemerkenswert. Mit der Software lernen und wachsen wir ständig“, so Hein.