Die CoEs von Mann+Hummel und der Carl Zeiss AG setzen Mehrwerte in Millionenhöhe frei. Der Schlüssel zum Erfolg? Eine auf ihre Unternehmen zugeschnittene Strategie zur Skalierung von Celonis Process Mining.
Weltweit setzen tausende Unternehmen bereits Process Mining ein, um ihre Prozesse zu optimieren, Performance zu steigern und Mehrwerte in Millionenhöhe zu erzielen. Doch um die Technologie nicht nur erfolgreich zu implementieren, sondern auch unternehmensweit zu skalieren, braucht es eine effektive Strategie, Rückhalt auf allen Ebenen, und dedizierte Ressourcen. Das haben auch Mann+Hummel und die Carl Zeiss AG erkannt.
Die deutschen Mittelstandsunternehmen diskutierten im Rahmen einer Podiumsdiskussion auf der Celonis World Tour 2023 in München, wie ihre jeweiligen Centers of Excellence (CoE) den Erfolg mit Celonis Process Mining beschleunigt haben, und teilten dabei auch Erfahrungen über „Do’s” and „Don’ts”.
Anfänge bei Carl Zeiss: Vom Process-Mining-Skeptiker zum Fan
Carl Zeiss stieg 2019 auf Drängen des Audit-Teams mit Celonis ein, um End-to-End-Transparenz in seinen Procure-to-Pay-Prozess zu bringen. Sigurd Güntzschel, Team Lead des Centers of Excellence für Process Mining, stand der Technologie anfangs jedoch skeptisch gegenüber, wie er zugab. „Ich habe damals gesagt: Das ‘End-to-End’, was immer verkauft wird, ist gar nicht End-to-End. Das zeigt doch nur den Einkauf”, erzählte Güntzschel auf der Bühne vor rund 800 Zuschauern. Eine Meinung, die er jedoch revidieren musste, als er den Procure-to-Pay tatsächlich end-to-end im Process Explorer von Celonis abgebildet sah. „Das war wirklich super. Wir haben in nur drei Monaten den P2P-Prozess konzernweit an Celonis angebunden. Ich dachte am Anfang, die P2P-Lösung hat Celonis extra für uns gemacht", sagt Güntzschel. Durch die schnellen Ergebnisse bekam er schnell den Rückhalt des Vorstands.
Seitdem entwickelte sich das Thema Process Mining bei Carl Zeiss zum Selbstläufer - und hat auch Güntzschels Karriere eine neue Richtung gegeben. „Da hieß es auf einmal (vom Vorstand): ‘Du gehst raus aus dem Business und machst jetzt Process Mining für Carl Zeiss’”, erinnert sich der CoE-Leiter. Seit 2020 läuft Celonis in der Cloud, hat Carl Zeiss’ Migration zu SAP S/4HANA unterstützt – und Güntzschel ist ein großer Fan. „Jetzt macht es richtig Spaß. Und das ist das Schönste daran.”
Anfänge bei Mann+Hummel: Fehlende Prozesstransparenz gab den Ausschlag
Auch bei Mann+Hummel kann die Einführung von Celonis in gewisser Weise auf die Ideen der Mitarbeiter zurückgeführt werden. 2020 führte der Spezialist für Filtrationstechnik eine weltweite Befragung seiner 22,000 Mitarbeiter durch, um Ideen für Digitalisierungsprojekte zu sammeln. Innerhalb von drei Tagen kamen so 1.400 Ideen zusammen. „Das Ergebnis war, dass wir zwar viele Ideen hatten, aber gar nicht genau wussten, wie weit unsere Prozesse standardisiert sind und wie die Prozesse tatsächlich ablaufen”, sagt Jean-Marc Erieau, Leiter Process Mining und Execution Management bei Mann+Hummel.
Hier sollte Process Mining Abhilfe schaffen. Erieau und sein Team starteten mit Fokus auf den Wareneingang. Unterstützt von Accenture wurde Celonis 2021 weltweit ausgerollt.
Carl Zeiss: Vertrauensebenen schaffen, Mitarbeiter einbeziehen
Im Januar 2023 hat das Team um Güntzschel die 5-Millionen-Euro-Marke bei der Wertschöpfung „geknackt“. „Das ist ein super Ergebnis nach zwei Jahren“, sagt Güntzschel. „Darauf können wir stolz sein.“ Heute setzt Carl Zeiss Celonis in zwölf Prozessen ein, darunter Procure-to-Pay, der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung und Order-to-Cash.
Güntzschels Empfehlung zur erfolgreichen Skalierung von Celonis: „Wir suchen Leute, die wissen, was sie brauchen und Bock auf Veränderung haben“, sagt Güntzschel. So gibt es einen offenen Kanal für das gesamte Unternehmen, in dem jeder Mitarbeiter sämtliche vom CoE unterstützten Projekte und Geschäftsbereiche einsehen und eigene Ideen einbringen kann. „Die Leute wollen optimieren“, sagt Güntzschel. „Und mit Celonis kann man eiskalt liefern – zack, zack sind die Reports da.“
Der Erfolg gibt ihm Recht. Innerhalb von zwei Jahren hat sich die Anzahl der Celonis-Nutzer nahezu verzehnfacht – von 150 auf 1.300.
Mann+Hummel: „Speed Approach“ und klare Geschäftsziele
Auch Mann+Hummel kann beachtliche Erfolge vorweisen. Bei der Celonis World Tour 2023 in München nahm Erieau den Value-Stone entgegen, die Auszeichnung für Kunden, die die Eine-Million-Euro-Marke geknackt haben. Dabei ist der Ansatz von Mann+Hummel mit einer Top-Down-Strategie ein völlig anderer als der von Carl Zeiss. „Jedes Unternehmen muss für sich herausfinden, was der ideale Ansatz ist“, sagt Erieau.
Laut ihm ist es wichtig, Ziele klar und mit Hinblick auf den finanziellen Impact zu formulieren, und einen genauen Zeitplan zu definieren. Konkret geben sich Erieau und sein Team pro neuem Anwendungsfall nur zwischen fünf und sieben Wochen Zeit, um das Dashboard in Celonis zu entwickeln. „Wir wollen möglichst viele Prozessbereiche erreichen und so verhindern wir, dass wir in einem ‘Entwicklungskreislauf’ stecken bleiben“, erklärt er.
Auf welche Use Cases sie sich konzentrieren, macht das Team dabei von zwei entscheidenden Prinzipien abhängig.
Ein unternehmensweiter „Speed Approach“, bei dem die strategischen Unternehmensziele (Working-Capital-Optimierung, Kostensenkung, Umsatzsteigerung und Effizienzsteigerung) die Grundlage für neue Use Cases bilden.
Das Team konzentriert sich außerdem darauf, zunächst ein Minimum Viable Product (MVP) aufzusetzen, um möglichst schnell Transparenz zu schaffen und Nutzer abzuholen.
So schaffen Erieau und sein Team für die Geschäftsleitung „Transparenz in beide Richtungen“ und können Anwendungsfälle und die MVPs dementsprechend anpassen.
Für Erieau ist dieser klare Fokus auf Wertschöpfung zentral für den langfristigen Erfolg mit Process Mining. So sei das Pilotprojekt im Wareneingang zwar ideal gewesen, um zu verstehen, wie Process Mining funktioniert. Als Projekt zur Wertgenerierung sei es eher ungeeignet, meint Erieau heute. Würde er noch einmal neu mit Celonis anfangen, läge sein Fokus „in der Wertgenerierung in einem prominenten Bereich wie Accounts Payable oder Accounts Receivable“. Das mache es einfacher, einen Business Case zu erstellen, Skeptiker zu überzeugen und die Wertschöpfung zu beschleunigen.
Process Mining skalieren: Strategie muss zum Unternehmen passen
Güntzschel und Erieau sind sich einig – die eine Strategie zum Aufbau und Skalieren eines CoEs gibt es nicht. Vielmehr gehe es darum, wie Process Mining in das Unternehmen passe. „Celonis ist die perfekte Technologie für jemanden, der Bock hat, ganz unterschiedliche Prozesse zu verändern”, sagt Güntzschel. Und Erieau ergänzt: „Man sollte Pioniergeist mitbringen.”
Beide Unternehmen nutzen inzwischen das komplette Produktportfolio von Celonis, sowie vorkonfigurierte Apps aus dem Celonis Marketplace, die die Wertschöpfung beschleunigen – wie die Celonis Duplicate Checker App oder die Credit Aging App – bauen wo nötig aber auch eigene Lösungen. „Alles was Celonis anbietet, nutzen wir auch”, sagt Güntzschel. „Wir schauen immer zuerst in den Marketplace. Da gibt es immer coole neue Features zu entdecken und auszuprobieren.”
Beide Unternehmen sind bei Produktneuheiten von Celonis – wie beispielsweise Business Miner und Process Sphere – auch regelmäßig Early Adopter. Erieau geht sogar aktiv auf das Celonis Product Management Team zu, wenn er einen neuen Use Case in Planung hat, für die es noch keine Out-of-the-Box-Lösung von Celonis gibt. „Dann warte ich lieber nochmal zwei, drei Monate, bevor ich das selbst baue.”
Eins ist sicher: Die nächste Million lässt so sicher nicht lange auf sich warten.
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