PepsiCo + Celonis

„Faster, stronger, better.“ Das ist die Mission, die alle Mitarbeiter von PepsiCo eint. Der Lebensmittel- und Getränkehersteller nutzt Technologien wie Predictive Analytics, KI, Robotik, Process Mining und Automatisierung, um seine digitale Transformation voranzutreiben und das Rückgrat seiner Operationen zu verbessern: seine Prozesse.

Und genau hier kommen Veränderer wie Chris Knapik ins Spiel. Der Senior Director of Process Transformation ist Teil von PepsiCo’s Global Process Excellence Organisation, kurz GPEX. Gemeinsam mit seinem Team hat er es sich zum Ziel gesetzt, die End-to-End-Prozesse von PepsiCo zu transformieren, zu digitalisieren und zu stärken – samt messbaren Ergebnissen.

Prozess für Prozess zum neuen PepsiCo

„Jedes Team bei PepsiCo versucht, intelligenter, besser und schneller zu werden. Meine Aufgabe ist es, Unternehmen genau dabei zu unterstützen. Indem wir den Arbeitsaufwand reduzieren, Produktivität steigern und letztendlich Kosteneinsparungen und neue Einnahmen generieren.“

Für jemanden, dessen Job sich um Transformation dreht, hat Knapiks Karriere bei PepsiCo selbst eine beeindruckende Wandlung vollzogen. Nach Jahren im Bereich Risiko und Compliance wechselte Knapik zwischenzeitlich in die IT-Welt, wo er PepsiCo’s Kontrollfunktion bei der Einführung neuer IT-Systeme wie S/4HANA unterstützte. „Mein Problem war immer, diese beiden Welten – Business und IT – zu verbinden. Wie macht man ein IT-System für jemanden verständlich, der sich ausschließlich mit Geschäftsprozessen beschäftigt? Und wie können Business-Teams ihre Ziele wiederum der IT verständlich machen?“

Die Brücke zwischen beiden Welten schlagen Process Mining und Celonis. „Ich bin ursprünglich durch eine Schlagzeile in den Nachrichten auf das Thema gestoßen. Process Mining war lange eine rein akademische Diskussion. Bis Celonis das Ganze in echte Technologie verwandelt hat“, sagt Knapik. „Und als ich bei PepsiCo mit Process Mining anfing, hatte sich Celonis bereits als Marktführer etabliert.“

„Wir können Teams jetzt ganz visuell zeigen, wie ihre Prozesse wirklich aussehen – und in jeden einzelnen Prozessschritt eintauchen. Das ist wirklich stark.“

— Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation, PepsiCo

Wie PepsiCo mit Celonis Prozessintelligenz in seine Operationen bringt

PepsiCo’s Process Mining-Reise startete 2019 in der Kreditorenbuchhaltung. Anfangs ging es vor allem darum, zwei ihrer zentralen Probleme – Compliance und Risikomanagement – anzugehen.

„Aber wir haben sehr schnell erkannt, dass Celonis weit mehr als nur Transparenz liefern kann. Also wollten wir die Plattform für ihren eigentlichen Zweck nutzen: Ineffizienzen reduzieren, Produktivität steigern, Cash-Effekte erzielen.“

„Celonis Daten visualisiert so elegant, dass es einem Kunstwerk oder einer Symphonie gleich kommt. Genau diese visuelle Power ist auch der Grund, warum wir bestimmte Websites gerne besuchen oder bestimmte Technologien anderen bevorzugen.“

– Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation, PepsiCo

Mittlerweile hat PepsiCo neun Prozesse in die Celonis-Plattform eingebunden – darunter die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Procure-to-Pay, Order-to-Cash und Make-to-Deploy.

„Die Ergebnisse, die wir mit Celonis erreicht haben, haben auch sehr schnell das Interesse anderer Teams geweckt“, erzählt Knapik.

Zusätzliche Millionen quasi über Nacht

In der Debitorenbuchhaltung haderte PepsiCo mit den gleichen Herausforderungen, denen so viele Unternehmen gegenüberstehen: organisatorische Silos, ein komplexer Rechnungsstellungsprozess und Schwierigkeiten, die massive Zahl von Rechnungen intelligent zu priorisieren. Celonis hat hier in kürzester Zeit die Wende gebracht.

Mit Hilfe der Out-of-the-Box-Funktionen von Celonis entdeckte das Debitorenteam nicht nur, dass die Verbesserung der Days Sales Outstanding (Außenstandstage) der größte Hebel zur Optimierung des Betriebskapitals war. Das Team sah auch, welche konkreten Maßnahmen sie ergreifen mussten, um Kundenzahlungen schneller einzutreiben.

„Celonis visualisiert die Arbeit unserer Teams wie wir es noch nie gesehen haben. Es ist wie eine Schatzkarte für unsere Transformationsreise“, sagt Knapik. Weil Celonis überfällige Rechnungen aufspürt und sie nach Rechnungswert anordnet, können PepsiCo’s globale Debitorenteams nun ihre Arbeit priorisieren, überfällige Rechnungen mit hohem Wert schneller eintreiben und Millionen Dollar an Cashflow freisetzen.

„Es ist wirklich erstaunlich, welche Auswirkungen Celonis auf unser Betriebskapital hat. Das geht in die Millionen.“

Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation

Das PepsiCo mit Celonis schneller Cash eintreiben kann, ist jedoch nicht der einzige Vorteil. Die Debitorenteams arbeiten jetzt smart statt hart – und erzielen mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse.

Mit Hilfe der intelligenten Automatisierungsfunktionen von Celonis, den so genannten Action Flows, hat PepsiCo die Erstellung und den Versand von Mahnungen zu 100% automatisiert, um überfällige Forderungen einzutreiben. Das spart den Teams wertvolle Zeit.

In der Kreditorenbuchhaltung wiederum nutzt PepsiCo den Celonis „AP Split Checker“, um Splitbuchungen auf die Schliche zu kommen. Die App identifiziert dabei via Fuzzy-Matching-Logik automatisch Rechnungen, die von internen Einkäufern aufgesplittet wurden, um Genehmigungsgrenzen zu umgehen. 

„Das unterstützt uns nicht nur im Bereich Compliance, sondern spart unseren Teams auch mindestens 1.000 Stunden an manueller Arbeit pro Jahr“, sagt Sandeep Veerareddy, Director of Insights and Automation.

Wie PepsiCo Umsatzverlusten in Order-to-Cash vorbeugt

Im Order-to-Cash Prozess konnte das Team mit Celonis die Zahl abgelehnter Kundenaufträge drastisch senkten und somit Umsatzverlusten vorbeugen. „PepsiCo war gerade auf S/4HANA umgestiegen, was uns vor eine ganze Reihe operativer Probleme stellte“, so Veerareddy. Celonis brachte genau diese ans Licht.

„Mit Celonis konnten wir sehen, dass in den ersten Märkten mit den neuen SAP-Prozessen 30 % unserer Aufträge abgelehnt wurden. Das ist für kein Unternehmen gut, schon gar nicht für ein verbraucherorientiertes Unternehmen wie PepsiCo“, sagt der Automation Director.

Weil Celonis als intelligente Kontrollzentrale an bestehende Quellsysteme andockt, wurde schnell klar, dass verschiedene Prozessen zu dem Problem beitrugen: beispielsweise überschrittene Kreditlimits oder Kundenstornierungen, aber auch durch Systemintegrationsprobleme oder schlicht und einfach Bestandslücken.

Dank der von Celonis gelieferten Übersicht der größten Optimierungspotenziale konnte PepsiCo den Anteil abgelehnter Aufträge von 30 %  auf 4 % senken. „Wir konnten so verhindern, dass Umsätze in beträchtlicher Höhe einfach versickern. Und das bedeutet wiederum mehr Business für uns“, sagt Veerareddy. Eine Win-Win-Situation für PepsiCo und seine Kunden.

Bestandsüberwachung und weniger Lebensmittelverschwendung

Im Rahmen von Make-to-Deploy – einem der zentralen End-to-End-Prozesse von PepsiCo, der sowohl die Produktion als auch das Bestands-, Lager- und Qualitätsmanagement umfasst – analysiert Knapiks Team mit Celonis die sensibelsten Bestandsbewegungen zwischen Produktionsstätten und Distributionszentren.

Ziel ist es, die Bestandsabwicklung zu beschleunigen, Versandkosten zu senken und das Betriebskapital zu optimieren – und das alles unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften und potenzieller Ausfuhrembargos.

Knapiks Team will auch Bewegungen von PepsiCos Produktersatzteilen genauer unter die Lupe nehmen –- also Teile wie smarte Sensoren, die Flaschen beim Spülen, Trocknen, Abfüllen und Verpacken überwachen. Das Ziel: Echtzeittransparenz über Lagerbestände, um die korrekte Menge an Ersatzteilen zum richtigen Zeitpunkt in die richtigen Lager zu bestellen.

„Wir sehen bereits erste Ergebnisse bei unseren Pilotkunden. Aber wirklich spektakulär wird es dann, wenn wir den gesamten Prozess miteinander verknüpfen und unsere Beschaffungs-, Lieferketten- und Lagerteams zusammenbringen“, meint Knapik.

PepsiCo’s frühe Erfolge mit Celonis machten auch anderen Teams Appetit auf mehr. Das Strategy & Transformation Team von PepsiCo nutzt Celonis, um Warenverluste durch Verderb zu reduzieren und die Auslieferung von Fertigwaren in Lateinamerika zu verbessern. In Zusammenarbeit mit dem Celonis-Partner CapGemini hat das Team ein Dashboard erstellt, das die Waren anzeigt, bei denen die Gefahr einer Überschreitung des Mindesthaltbarkeitsdatums besteht.

Celonis gibt daraufhin auf Künstlicher Intelligenz basierende Empfehlungen, um Abschreibungen zu verringern — und das alles unter Berücksichtigung von Kosten, Umsatz und Nachhaltigkeit. PepsiCo nutzt außerdem Action Flows, um Bedarfsplaner zu benachrichtigen, wenn Bestände gefüllt sind und sie nicht mehr nachbestellen müssen. Das Ergebnis: Millioneneinsparungen, weil weniger Waren abgeschrieben werden müssen, optimierte Lagerbestände, höhere Produktivität und eine geringere Umweltbelastung.

GPEX’s Transformation von der Kostenstelle zum Werttreiber

Diese Anwendungsfälle sind nur einige Beispiele dafür, wie weit PepsiCo’s GPEX-Team in seinem Transformationsvorhaben gekommen ist. „Wir sind eines der zentralen Backoffice-Teams, die nur selten im Rampenlicht stehen“, sagt Knapik. „Wir wurden oft als eine unterstützende Funktion für das Unternehmen gesehen, aber nie als wirklich gleichberechtigt wahrgenommen.“ Um den Rest des Unternehmens von der Notwendigkeit zu überzeugen, Prozesse zu ändern, braucht es also Fingerspitzengefühl und Geduld. 

„Change Management ist ziemlich unberechenbar“, sagt Knapik. „Je verständlicher wir Prozessprobleme herunterbrechen und Optimierungspotenziale aufzeigen können, desto besser.“

Man könnte sagen, dass die Zusammenführung der beiden Welten – Business und IT –   inzwischen Knapiks Spezialgebiet ist. „Celonis ist meine Wunderwaffe, um auf Augenhöhe mit unseren Business-Teams zu sprechen. Ich muss mich nicht mehr auf starre Reports stützen, um zu überzeugen,  sondern kann mit Celonis eine datengestützte Sichtweise einbringen und zeigen, wie unsere Prozesse wirklich funktionieren.“

„Durch Celonis hat sich unser Ansehen quasi über Nacht zum Positiven verändert. Wir werden jetzt als strategischer Partner und Berater behandelt, weil wir die Daten liefern, die unserem Business zum Erfolg verhelfen.“

- Chris Knapik, Senior Director of Process Transformation

Sandeep Veerareddy, dem Insights and Automation Director bei GPEX, geht es ähnlich: „Process Mining hat mir definitiv ein besseres Business-Verständnis verliehen. Ich war stets der Tech-Typ, aber jetzt spreche ich dieselbe Sprache und kann die Probleme unserer Business-Sparten besser verstehen. Das hat mir in meiner Karriere extrem weitergeholfen.“

Veerareddys Vision ist, dass Celonis künftig den Großteil von PepsiCo’s derzeitigen Technologie-Lösungen ersetzt. „Ich bin der festen Überzeugung, dass Celonis viele Tools in meinem Tech-Stack ersetzen und zu einem One-Stop-Shop für uns werden kann. Es vereint Automatisierung, Machine Learning und operative Analysen in einer Lösung.“

Was die Zukunft angeht, so sind die Möglichkeiten mit Celonis endlos, sagt Veerareddy. Teams aus sämtlichen Unternehmensbereichen wenden sich an das GPEX-Team, um mit Celonis einzusteigen. „Angesichts der enormen Nachfrage veröffentlichen wir fast jedes Quartal eine Stellenausschreibung, um hinterherzukommen.“

Und PepsiCo’s GPEX-Team hat auch konkrete Pläne für die kommenden Monate: Es will neue Anwendungsfälle in Bereichen wie Supply Chain angehen, existierende Use Cases mit fortgeschrittenen Funktionen wie Process Sphere vertiefen und seine eigene Transformation vom Back-Office zum Werttreiber vorantreiben. „Wir wollen im Unternehmen als das Team für Wertschöpfung  bekannt sein und jeden Celonis Use Case mit messbaren Mehrwerten verknüpfen“, sagt Knapik.

Angesichts der bisherigen Erfolge, ist Knapik optimistisch, dass Celonis ein Teil von PepsiCo’s DNA wird: „Celonis kann die Plattform  sein, mit der unsere Teams ihren Tag, ihre Woche, ihr kommendes Quartal planen.