Siemens + Celonis

Seit 170 Jahren gehört Innovation zu den Eckpfeilern des Unternehmenserfolgs von Siemens - das gilt heute, im Zeitalter der Digitalisierung und Industry 4.0, mehr denn je.

Um seine Position als Marktführer zu verteidigen, hat der deutsche Weltkonzern auch stets neue Trends und Technologien im Blick. Deshalb nutzt Siemens das Celonis Execution Management System (EMS), um seine Prozesse kontinuierlich zu verbessern und so Systemkomplexität zu reduzieren, Transparenz zu erhöhen und die digitale Transformation zu beschleunigen.

Siemens packt Problem der Komplexität an

Bei einer nahezu unendlichen Anzahl von Geschäftsvorgängen sind die Prozesse in einem Unternehmen wie Siemens hochkomplex und wenig transparent. Diese Komplexität zu reduzieren, ist eine der größten Prioritäten von Siemens – und eine wahre Herkulesaufgabe noch dazu: „Es gibt kaum ein anderes Thema, das mich so sehr stört und frustriert wie dieses“, sagte CEO Joe Kaeser bekanntlich.

Siemens erkannte sehr früh das Potenzial von Process Mining, der Technologie im Kern des EMS, um genau dieses Problem zu lösen. Schon 2011, dem Gründungsjahr von Celonis, erprobte Siemens’ Audit-Abteilung Celonis, um ihren Auditprozess vollkommen transparent und ganzheitlich zu gestalten. 

Das Projekt war so erfolgreich, dass Siemens die starken Process Mining- und Automatisierungs-Fähigkeiten von Celonis in den Bereichen Logistik, Finanzen, Beschaffung und Vertrieb einsetzte. Seither nutzen innerhalb Siemens weltweit 6.000 Anwender Celonis, die 100.000 Lieferanten, über 200 Fertigungsanlagen und mehr als eine Million Kunden bearbeiten.

Rationalisierung von 30 Millionen Kundenauftragspositionen mit Celonis

Im Vertrieb von Siemens nutzen 1.500 dieser Anwender das EMS, um Nacharbeiten zu reduzieren und die Automatisierungsraten zu erhöhen. Siemens’ Kunden bestellen rund 30 Millionen Artikel pro Jahr, und in einigen Fällen können zwischen Auftragseingang und Inkasso bis zu 60 einzelne Prozessschritte liegen.

„Process Mining zeigt uns alle Aktivitäten und Prozessvarianten, die wir haben“, sagt Dr. Lars Reinkemeyer, Global Process Mining Lead bei Siemens. Diese Transparenz ermöglicht es den Teams bei Siemens, ihre Prozesse zielorientiert zu optimieren.

Doch woher weiß man bei 300 Millionen Aktivitäten und 923.000 Prozessvarianten allein im Order-to-Cash-Prozess, wann der Prozess tatsächlich optimiert wurde?

„Einen einzigen Happy Path gibt es nicht. Die Verantwortlichen müssen die Optimierung bewerten, indem die Transparenz nutzen, die Process Mining geschaffen hat. Sie müssen sagen, welche Aktivitäten sie vermeiden, automatisieren oder ersetzen wollen. Vielleicht haben wir danach immer noch 500.000 Prozessvarianten, aber wir haben eine deutliche Verbesserung erreicht“, erklärt Reinkemeyer.

Ein Patentrezept, das sämtlichen Unternehmensbereichen übergestülpt wird, gibt es dabei nicht. Das EMS ermöglicht es den Teams vielmehr, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um die gewünschten Ergebnisse in ihrer Abteilung und ihrem Prozess zu erzielen.

Automatisierung um 24% gesteigert, Nacharbeit um 11% reduziert – und das weltweit

Im Bereich Order-to-Cash startete Siemens mit dem Ziel, Celonis auf globaler Ebene zum KPI-Benchmarking über verschiedene Variablen – einschließlich Ländern, Divisionen, Kunden, Materialien und Produkte – hinweg einzusetzen. 

Zu diesem Zweck startete das Unternehmen Order Management 4 Tomorrow (OM4T). Das Projekt konzentrierte sich auf drei KPIs: Automatisierungsrate, Nachbearbeitungsrate und Digital Fit Rate. Die Digital Fit Rate ist eine kundenspezifische Metrik, die von Franziska Biersack, Projektmanagerin bei Siemens Digital Industries, erfunden wurde. Sie folgt einer einfachen, aber starken Gleichung – die Anzahl der manuellen Aktivitäten geteilt durch die Anzahl der Kundenauftragspositionen. „Wenn Sie zehn Aufträge und fünf manuelle Eingriffe haben, beträgt die Digital Fit Rate 0,5. Wenn Sie zehn Aufträge und fünfzig manuelle Eingriffe haben, beträgt sie 5“, sagt Reinkemeyer. Mit anderen Worten: je niedriger die Digital Fit Rate, desto besser.

Die Berechnung Ihrer Digital Fit Rate ist einfach, wenn Sie volle Transparenz über Ihren Order-to-Cash-Prozess haben. Siemens’  Teams können nun weltweit ihre individuelle Performance vergleichen, zusammenarbeiten, Best Practices anwenden, die Automatisierung erhöhen und unnötige Nacharbeiten vermeiden. Jeder, der eine gute Idee hat, kann sich einbringen.

Die Ergebnisse können sich sehen lassen. Im Bereich Order-to-Cash hat Siemens seine Automatisierungsrate um 24% erhöht und die Nacharbeit um 11% reduziert, was zu 10 Millionen weniger manuellen Eingriffen pro Jahr geführt hat. 

Nur die Spitze des Eisbergs

Das ist nur ein Beispiel für die Erfolge, die Siemens mit Celonis erreicht hat. In der Abteilung Operations & Manufacturing stellt das EMS beispielsweise auch die pünktliche Lieferung von 1,5 Millionen zusätzlichen Artikeln pro Jahr sicher. Darüber hinaus brachte die Optimierung des digitalen Bestandsmanagements von Siemens zusätzliche 8,7 Millionen Dollar an Economic Value Added (EVA).

Im Purchase-to-Pay-Prozess trägt Celonis dazu bei, manuelle Preis- oder Mengenänderungen zu reduzieren und sofort auf Abweichungen von Zahlungsbedingungen und verspätete Lieferungen zu reagieren, indem die betreffenden Lieferanten gezielt angesprochen werden.

Laufen Sie Sprints, aber bereiten Sie sich auf einen Marathon vor

Im Laufe der Jahre hat sich Dr. Lars Reinkemeyer zu einem der führenden Experten für die Anwendung von Process Mining-Technologie auf globaler Ebene entwickelt. Laut ihm ist die frühzeitige Einbindung von Mitarbeitern der Schlüssel, um die Nutzerakzeptanz zu fördern. „Bieten Sie eine offene Plattform und bauen Sie eine starke Community auf“, stellt er fest. Jeder Siemens-Mitarbeiter kann des Execution Management System von Celonis nutzen. Regelmäßige Informationsveranstaltungen, eine jährliche Veranstaltung zum Thema Process Mining und die Kommunikation über soziale Medien stellen sicher, dass Siemens für eine digitale Zukunft gerüstet ist.

Vor allem aber gilt laut Reinkemeyer: „Laufen Sie Sprints, aber bereiten Sie sich auf einen Marathon vor.“ So können erste Ergebnisse Ihrem Team zwar zeigen, dass Sie sich in die richtige Richtung bewegen. Aber die Maximierung der Execution Capacity, sprich der Leistungsfähigkeit, von Prozessen, erfordert langfristiges Engagement. Erst dann kann das EMS auch kontinuierlich Kapazitäten im gesamten Unternehmen freisetzen. 

Siemens läuft den Optimierungsmarathon bereits seit 2011. Der Konzern hat seine Fähigkeiten zur Prozessverbesserung kontinuierlich entwickelt und wendet sie im gesamten Unternehmen weltweit an. Das Ergebnis: bahnbrechende Performance auf allen Ebenen.