Celonis ayudó a Deutsche Telekom Services Europe a ahorrar más de 66 millones de euros al maximizar la capacidad de ejecución de su proceso de provisionamiento al pago para hacer frente a los pagos duplicados y las pérdidas por descuentos en efectivo.
El éxito no es un objetivo ni un destino. Es un viaje.
Para Deutsche Telekom Services Europe (DTSE), filial de Deutsche Telekom, el éxito significa ofrecer servicios compartidos innovadores, de alta calidad y de extremo a extremo en toda la empresa.
El centro de servicios compartidos combina las funciones de finanzas, informes, adquisiciones y recursos humanos para ofrecer un aprovisionamiento al pago altamente digitalizado para todo el grupo Deutsche Telekom. Se encargan de todo, desde negociaciones sobre solicitudes y gestión de pedidos hasta facturación y pagos, de forma que otros departamentos puedan centrarse en su actividad empresarial principal.
La estructura es bastante innovadora, afirma Peter Tasev, vicepresidente sénior de aprovisionamiento al pago de DTSE. "Tener las compras y las cuentas a pagar bajo un mismo techo no algo muy común, o al menos no tan común como debería ser".
La digitalización de la cadena de valor de extremo a extremo, desde la solicitud de compra en el aprovisionamiento hasta la comprobación del estado de pago en cuentas a pagar, es una tarea titánica que requiere no solo la mentalidad correcta, también la tecnología adecuada.
"Queríamos que todos trabajaran con las mismas estructuras, procesos y datos estandarizados", afirma Tasev.
Llegar a las causas raíz de las lagunas de ejecución
El proceso de aprovisionamiento al pago de DTSE gestiona más de 2 millones de pedidos con un volumen superior a 7000 millones de euros y procesa casi 9 millones de facturas al año. Necesita funcionar como una máquina bien engrasada. El menor contratiempo en la cadena de valor podría significar millones de dólares en pérdidas.
Uno de los principales retos a los que se enfrentaron Peter Tasev y su equipo fue aprovechar la gran cantidad de datos generados cada día en el centro de servicios compartidos para eliminar las deficiencias de ejecución y las ineficiencias. Aunque habían digitalizado con éxito todos sus procesos centrales y eran conscientes de algunos puntos débiles, DTSE se esforzó al máximo para eliminar todas las causas fundamentales de estas lagunas de ejecución y, por extensión, actuar sobre las mismas.
Los pagos duplicados a los proveedores provocaron grandes pérdidas de efectivo.
Los pagos bloqueados les impidieron maximizar los descuentos en efectivo.
La precisión subóptima de la fecha de entrega provocó graves penalizaciones.
Los empleados estaban perdiendo tiempo en tareas transaccionales de bajo valor.
Los debates, y en última instancia las decisiones empresariales, se basaban en experiencias subjetivas, no en números.
Es por todo esto que DTSE recurrió a Celonis.
Ampliación de la analítica de datos con Celonis EMS
Al conectar datos de más de 10 sistemas de origen, tales como SAP Ariba y Salesforce, al Celonis Execution Management System (EMS), DTSE obtuvo una visibilidad sin precedentes de sus flujos de proceso.
"Me quedé sorprendido cuando vi lo que Celonis podía hacer por primera vez. Simplemente no hay nada comparable en el mercado", afirma Tasev.
Al contar con un conocimiento actualizado en todo momento de cómo se ejecutan realmente sus procesos, DTSE ahora puede no solo definir nuevos indicadores clave de rendimiento, también puede desarrollar un sistema de alerta temprana para los indicadores clave de rendimiento que se no estén incluidos en el seguimiento.
"Celonis ha supuesto un cambio en las reglas del juego”, añade Christian Unterbusch, vicepresidente de dirección operativa y estratégica de aprovisionamiento al pago de DTSE. "Mediante el uso de la minería de procesos, hemos establecido una organización totalmente basada en datos dentro del área de aprovisionamiento al pago". Este era un objetivo que el centro de servicios compartidos había estado persiguiendo durante casi una década.
Maximización de los descuentos en efectivo: los informes en tiempo real sobre facturas bloqueadas activas ayudaron a DTSE a lograr una tasa de descuento en efectivo del 96 %. También se obtuvieron ahorros adicionales por importe de 40 millones de euros al año.
Pago a tiempo: El Celonis Automation Engine prioriza automáticamente las facturas para que se puedan generar los pagos a tiempo. Con la ayuda de alertas en tiempo real y pasos de proceso automatizados, DTSE alcanzó una tasa de pago a tiempo de más del 90 %.
Incremento de la automatización: DTSE aumentó significativamente su tasa de automatización de procesos, liberando capacidad para el abastecimiento táctico y dando como resultado ahorros tácticos de 12 millones de euros. La mayor eficiencia en los procesos se traduce en que las órdenes de compra de DTSE son correctas a la primera, más del 90 % de las veces.
Evitar pagos duplicados: DTSE también estableció un análisis en tiempo real para detectar pagos duplicados. Mediante el aprovechamiento de Celonis Core Mining Engine y Automation Engine para comparar todos los pagos salientes y marcar pagos duplicados a los empleados, DTSE se ha ahorrado 3 millones de euros y también ha bloqueado la duplicación de cualquier pago en el futuro.
Aplicación de penalizaciones contractuales: DTSE también analiza sistemáticamente los contratos para comprobar las opciones de penalizaciones contractuales. Como resultado de este proceso, recibieron aproximadamente 1,6 millones de euros solamente en 2019.
"Los clientes internos de Deutsche Telekom se benefician enormemente del uso de Celonis", resume Unterbusch. "Los empleados que en el pasado realizaban tareas transaccionales de bajo valor ahora tienen tiempo para seleccionar proveedores o negociar mejores condiciones de pago. Esto ayuda a nuestros equipos a conseguir millones de euros en ahorro a lo largo del año".
Maximización de la ejecución a nivel de toda la empresa
Con este fin, DTSE estableció un centro de excelencia para la minería de procesos. Al servir de interfaz entre TI, científicos de datos, analistas de datos y analistas de negocio, así como ejecutivos, el equipo cubre todas las áreas del ciclo de gestión de ejecución, desde la recopilación de datos hasta el análisis, la estrategia, la gestión, la acción y la automatización.
"Lo que diferencia a Celonis de otras herramientas es que todos los empleados tienen la misma visión de los datos", afirma Michael Gudel, director de proyectos de Celonis, DTSE y Deutsche Telekom Group. "Todo el mundo tiene la misma verdad"
Al ofrecer una visión objetiva de los flujos de proceso y las lagunas de ejecución, EMS permite a los equipos de toda la empresa perseguir un único objetivo.
Se acabaron las opiniones subjetivas y las conjeturas.
"Contamos con personal de ICS*, auditoría, finanzas, control y tecnología trabajando de manera conjunta para discutir las mejoras de los procesos de extremo a extremo utilizando la tecnología Celonis", afirma Peter Tasev.
En la actualidad, 1500 empleados utilizan Celonis para 150 casos de uso en todo el grupo Deutsche Telekom. "Todo el mundo utiliza Celonis, desde cuentas a pagar hasta cuentas por cobrar, compras, recursos humanos, servicio al cliente y cumplimiento de auditorías", declara Gudel.
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