Siemens + Celonis

La innovación ha sido la piedra angular del éxito de Siemens a lo largo de sus 170 años de historia, algo que hoy tiene aún mayor vigencia en plena era de la digitalización y de la industria 4.0.

Con el objeto de fortalecer su posición como líder del mercado, la empresa se dedica a adoptar nuevas tendencias y tecnologías. Utilizan el Celonis Execution Management System (EMS) para mejorar de manera continua la ejecución de sus procesos reduciendo la complejidad, aumentando la transparencia y acelerando su transformación digital.

Haciendo frente a la complejidad con la ayuda de EMS

Con un número prácticamente infinito de operaciones empresariales, los procesos de una empresa como Siemens son muy complejos y no muy transparentes. Reducir esa complejidad es una de las mayores prioridades para Siemens: una tarea de superhumano a esta escala: "No hay prácticamente ningún otro tema que me moleste y me frustre tanto como este", afirmó su CEO, Joe Kaeser.

Siemens reconoció el potencial del EMS para ayudarles a resolver el problema desde el principio. Su departamento de auditoría puso a prueba a Celonis en 2011, el mismo año en que se fundó la empresa como start-up. En aquel entonces, el objetivo era encontrar una solución capaz de hacer que el proceso de auditoría de Siemens fuera perfectamente transparente y holístico.

El proyecto tuvo tal éxito que Siemens continuó propagando las funciones de minería de procesos y automatización inteligente en logística, finanzas, aprovisionamiento y ventas. Desde entonces, han implementado Celonis en 6000 usuarios en todo el mundo, procesando 100 000 proveedores, más de 200 plantas de fabricación y más de un millón de clientes.

Optimización de 30 millones de artículos de pedidos de ventas con Celonis

En el departamento de ventas de Siemens, 1500 de estos usuarios aprovechan el EMS con minería de procesos en su núcleo para reducir las rectificaciones y aumentar los índices de automatización. Los clientes de Siemens hacen pedidos de alrededor de 30 millones de artículos cada año y, en algunos casos, puede haber hasta 60 pasos de proceso individuales entre la entrada del pedido y la recogida de efectivo.

"La minería de procesos nos muestra todas las actividades y variantes que tenemos", afirma el Dr. Lars Reinkemeyer, responsable global de minería de procesos de Siemens. Esa transparencia permite a los equipos de Siemens optimizar sus procesos de acuerdo con sus objetivos.

No obstante, con 300 millones de actividades y 923 000 variantes solamente en su proceso de pedidos en efectivo, ¿cómo se sabe cuándo se ha optimizado realmente el proceso?

"No hay nada que se parezca a un solo camino feliz. Las personas a cargo de estas tareas tienen que evaluar la optimización examinando la transparencia que la minería de procesos ha creado. Tienen que decir qué actividades quieren evitar, automatizar o sustituir. Es posible que sigamos teniendo 500 000 variantes de proceso después de eso, pero hemos logrado una mejora significativa", explica Reinkemeyer.

No existe una solución única para todos. El EMS permite a los equipos tomar las decisiones adecuadas para lograr los resultados que desean obtener, lo que naturalmente variará entre equipos, departamentos y procesos.

Aumento de la automatización en un 24 % y reducción de las rectificaciones en un 11 % a nivel mundial

Dentro de los pedidos en efectivo, el objetivo de Siemens era aprovechar Celonis a escala mundial para establecer un punto de referencia de métricas en diferentes variables, incluidos países, divisiones, clientes, materiales y productos. Para ello, lanzaron Order Management 4 Tomorrow (OM4T).

El proyecto se centró en tres indicadores clave de rendimiento: Tasa de automatización, tasa de rectificaciones y tasa de adaptación digital. La tasa de adaptación digital es una métrica personalizada inventada por Franziska Biersack, directora de proyectos de Siemens Digital Industries. Sigue una ecuación sencilla pero muy efectiva: el número de actividades manuales dividido por el número de artículos de pedidos de venta.

"Si tienes diez pedidos y cinco toques manuales, la tasa de ajuste digital es 0,5. Si tienes diez pedidos y cincuenta toques manuales, es de 5", indica Reinkemeyer. En otras palabras, cuanto más baja sea la tasa, mejor.

Calcular tu tasa de ajuste digital es fácil cuando tienes total transparencia sobre el proceso de pedidos en efectivo. Los equipos de Siemens de todo el mundo pueden comparar su rendimiento individual, colaborar entre sí, aplicar las mejores prácticas, aumentar la automatización y eliminar las rectificaciones innecesarias. Cualquier persona con una buena idea puede contribuir.

Estos esfuerzos han dado lugar a resultados tangibles. Dentro del apartado de pedidos en efectivo, Siemens ha aumentado su tasa de automatización en un 24 % y ha reducido las rectificaciones del trabajo en un 11 %, lo que ha dado como resultado 10 millones menos de toques manuales al año.

Solo la punta del iceberg

Esta es solo una muestra de los logros de Siemens con Celonis. Por ejemplo, en su departamento de operaciones y fabricación, el EMS de Celonis también garantiza la entrega a tiempo de 1,5 millones de artículos adicionales cada año. Además, la optimización de la gestión de inventario digital de Siemens trajo consigo 8,7 millones de dólares adicionales de valor añadido económico (EVA).

En su proceso de compra a pago, Celonis ayuda a reducir los cambios manuales en el precio o la cantidad y a actuar de inmediato en las desviaciones de las condiciones de pago y los retrasos en las entregas con la capacidad de dirigirse a proveedores específicos.

Corre esprints, pero prepárate para una maratón

A lo largo de los años, el Dr. Lars Reinkemeyer se ha convertido en uno de los principales expertos en el aprovechamiento de la minería de procesos a escala mundial.

Conseguir que la gente suba a bordo es clave para impulsar la adopción. "Proporcionar una plataforma abierta y construir una comunidad fuerte", señala. Todos los empleados de Siemens pueden utilizar el EMS de Celonis. Las sesiones periódicas de información, un evento anual sobre la minería de procesos y las comunicaciones en las redes sociales garantizan que Siemens esté totalmente preparada para un futuro digital.

Pero sobre todo, "debes ir a los esprints pero prepararte para una maratón".

Los primeros resultados siempre son bienvenidos para mostrar a tu equipo que está avanzando en la dirección correcta, pero maximizar la capacidad de ejecución requiere un compromiso a largo plazo para liberar verdaderamente su potencial en toda la organización.

Siemens ha ido de hito en hito desde 2011, desarrollando sus capacidades de mejora de procesos y aplicándolas en todo el mundo con resultados demostrables.