¿Cómo funciona la minería de procesos?

Los procesos empresariales modernos son increíblemente complejos. Se ejecutan a través de una variedad de sistemas que utilizan diferentes tipos de datos, tienen diferentes usuarios y pertenecen a diferentes departamentos.

La mayoría de las herramientas de minería de procesos proporcionan algunos métodos diferentes para obtener estos datos de los sistemas subyacentes. En su forma más básica, un usuario puede simplemente exportar un registro de eventos de un sistema como un .csv y cargarlo en la herramienta de minería de procesos. Pero las organizaciones más avanzadas utilizan la ingesta de datos en tiempo real para sincronizar continuamente los datos de los procesos, así es como se mejoran los procesos.

A medida que los objetos empresariales individuales, o casos, dentro de un proceso se mueven a través de los sistemas, dejan un rastro de migas de pan, ya sea una factura que pasa de “solicitada” a “pagada”, o un ticket de atención al cliente que pasa de “enviado” a “resuelto”. A lo largo de las etapas del ciclo, estos casos dejan huellas digitales, que se denominan eventos.

La tecnología de minería de procesos recoge estas migas de pan mediante la ingesta de los registros en el sistema de estos eventos, o registros de eventos, y reconstruye visualmente lo que está sucediendo en el proceso.

Estos registros de eventos contienen, como mínimo, tres datos clave del proceso por cada evento individual:

• ID del caso - Una referencia única a cada objeto de negocio
• Actividad - La etapa del proceso por la que pasó el caso
• Timestamp - La hora en que ese caso específico pasó por esa etapa

También se puede añadir información adicional para aumentar el contexto: piensa en los detalles del proveedor para una factura, o el nivel de prioridad para un ticket de servicio.

Ahora que hemos reunido todos nuestros datos, puede empezar a producirse la magia de la minería de procesos.

Pero, ¿cómo controlar estos procesos? La minería de procesos utiliza esos registros de eventos para producir una visualización de extremo a extremo del procedimiento que superpone cada paso que dio cada caso a medida que avanzaba por el ciclo en una visualización. Esto se llama a veces un gemelo digital de la organización.

Es una secuencia cronológica de acontecimientos que muestra todos los caminos diferentes que tomaron los casos para llegar desde el principio del proceso hasta el final. Cada camino único se llama variante, y las variantes que no siguen un camino estándar o aceptado se llaman desviaciones.

El descubrimiento de procesos te permite explorar este mapa de procesos interactivo y ver todas las diferentes variantes.

Puedes alejar el zoom y ver todas las variantes, que a menudo se cuentan por cientos o miles: lo llamamos cariñosamente el diagrama de los “espaguetis”.

O bien, puedes ampliar el “camino feliz” o “Happy Path”, que es la forma en que esperaríamos que se produjera el proceso y, con suerte, la variante más común.

Puedes segmentar el proceso como quieras para ver cómo funciona realmente.

El análisis de procesos te permite comprender las causas de las ineficiencias de los procesos y cuantificar su impacto en tus KPI.

¿Cómo analizar los procesos de tu empresa? Puedes empezar a obtener las respuestas a las preguntas sobre las causas de las ineficiencias de los procesos:

• ¿Dónde están los cuellos de botella?
• ¿Por qué se retrasan los casos?
• ¿Qué recursos están sobrecargados?
• ¿Qué actividades se saltan a menudo?
• ¿Qué recursos crean desviaciones?

O sobre el impacto de las variantes del proceso:

• ¿Cómo afecta una determinada variante a un KPI del proceso, como el coste operativo?
• ¿Cómo afecta la automatización, o la falta de ella, a la duración del ciclo del proceso?
• Cómo afecta una acción empresarial concreta (por ejemplo, el bloqueo de crédito del cliente) a un KPI empresarial (por ejemplo, la tasa de entrega a tiempo)
• ¿Qué porcentaje de casos se ajusta al proceso establecido?

Si tienes hipótesis sobre las ineficiencias, puedes verificarlas. Hay dashboards y componentes que te permiten filtrar, segmentar y profundizar en los datos.

O puedes explorar el proceso tal y como está y permitir que Celonis saque a la luz automáticamente las ineficiencias más impactantes para ti utilizando la IA y el aprendizaje automático.

La evaluación comparativa de procesos te permite comparar el rendimiento de los procesos en dos dimensiones diferentes.

Quizá quieras analizar el tiempo que se tarda en procesar una factura en dos países diferentes, o el tiempo de ejecución de un pedido de compra de un proveedor frente a otro.

Con la evaluación comparativa de procesos, puedes empezar a identificar las mejores prácticas y compartirlas entre las distintas geografías, unidades de negocio y equipos.

La comprobación de conformidad te permite definir tu camino preferido y ver dónde se desvían los procesos de él.

Aquí es donde se pone de manifiesto la distancia entre el proceso “tal y como está definido” y “tal y como está”. Puedes conocer el porcentaje de casos que se ajustan a tu proceso deseado, y el porcentaje que no. Puedes saber cuándo se saltan pasos, se ejecutan en el orden incorrecto o tardan más de lo previsto en una determinada fase del proceso.

A medida que realizas mejoras, la comprobación de la conformidad te ayuda a medir cuántos casos más pasan por el proceso de forma óptima.