Deutsche Telekom et Celonis

Le succès n'est pas un but ou une destination. C'est un voyage. Pour Deutsche Telekom Services Europe (DTSE), une filiale de Deutsche Telekom, le succès signifie fournir des services partagés innovants, de haute qualité et de bout en bout dans toute l'entreprise.

Le centre de services partagés associe les fonctions de finance, de reporting, d'approvisionnement et de RH afin de fournir un processus Procure-to-Pay hautement numérisé pour l'ensemble du groupe Deutsche Telekom. Ils s'occupent de tout, des négociations sur les demandes et de la gestion des commandes à la facturation et au paiement. Ainsi, les autres départements peuvent se concentrer sur leur activité principale. Selon Peter Tasev, Senior VP de Procure-to-Pay chez DTSE, cette structure est assez innovante. "Avoir l'approvisionnement et les comptes créditeurs sous un même toit n'est pas très courant, ou du moins pas aussi courant que cela devrait l'être", a déclaré Tasev.

La numérisation de la chaîne de valeur de bout en bout - de la demande d'achat dans le service des achats à la vérification de l'état du paiement dans le service des comptes créditeurs - est une tâche gigantesque qui nécessite non seulement le bon état d'esprit, mais aussi la bonne technologie. "Nous voulions que tout le monde travaille avec les mêmes structures, processus et données normalisés", explique M. Tasev.

S'attaquer aux causes profondes des écarts d'exécution

Le processus Procure-to-Pay de la DTSE gère plus de 2 millions d'articles de commande - pour un volume de commandes de plus de 7 milliards d'euros - et traite près de 9 millions de factures par an. Il doit fonctionner comme une machine bien huilée. Le moindre accroc dans leur chaîne de valeur pourrait se traduire par des millions de dollars de pertes. L'un des principaux défis auxquels Peter Tasev et son équipe ont été confrontés a été d'exploiter l'énorme quantité de données générées chaque jour dans le centre de services partagés pour éliminer les lacunes et les inefficacités d'exécution. Bien qu'ils aient réussi à numériser l'ensemble de leurs processus de base et qu'ils soient conscients de certains points sensibles, DTSE a eu du mal à identifier les causes profondes de ces écarts d'exécution et, par conséquent, à agir sur eux.

• Les paiements en double aux fournisseurs entraînaient des pertes de trésorerie importantes

• Les paiements bloqués les empêchaient de maximiser les escomptes de caisse

• L'imprécision des dates de livraison entraînait de lourdes pénalités

• Les employés perdaient du temps sur des tâches transactionnelles à faible valeur ajoutée

• Les discussions, et en fin de compte les décisions commerciales, étaient basées sur des expériences subjectives, et non sur des chiffres

C'est pourquoi DTSE s'est tourné vers Celonis.

Développer l'analyse des données avec le système EMS de Celonis

En connectant les données de plus de 10 systèmes sources, dont SAP Ariba et Salesforce, au système de gestion de l'exécution (EMS) de Celonis, DTSE a obtenu une visibilité sans précédent de ses flux de processus. "J'ai été étonné lorsque j'ai vu ce que Celonis pouvait faire pour la toute première fois. Il n'y a tout simplement rien de comparable sur le marché", a déclaré M. Tasev.

Armé d'une connaissance toujours actualisée du fonctionnement réel de ses processus, DTSE peut désormais non seulement définir de nouveaux KPI, mais aussi développer un système d'alerte précoce pour les KPI qui s'écartent de leur trajectoire.

"Celonis change la donne ", ajoute Christian Unterbusch, vice-président du pilotage opérationnel et stratégique de Procure-to-Pay chez DTSE. "En utilisant le Process Mining, nous avons mis en place une organisation entièrement pilotée par les données dans le domaine Procure-to-Pay." Il s'agissait d'un objectif que le Centre de services partagés poursuivait depuis près de dix ans.

1. Maximiser les escomptes de caisse : des rapports en temps réel sur les factures bloquées ouvertes ont permis à DTSE d'atteindre un taux d'escompte de 96 % et de réaliser des économies supplémentaires de l'ordre de 40 millions d'euros par an

2. Payer dans les délais : le moteur d'automatisation de Celonis donne automatiquement la priorité aux factures afin de garantir des paiements dans les délais. Avec l'aide d'alertes en temps réel et d'étapes de processus automatisées, DTSE a atteint un taux de paiement à temps de plus de 90%

3. Augmenter l'automatisation : DTSE a augmenté de manière significative son taux de non-paiement, ce qui a libéré des capacités pour le sourcing tactique et a permis de réaliser des économies de 12 millions d'euros. Grâce à des processus plus efficaces, les bons de commande de DTSE sont désormais corrects dès la première fois, dans plus de 90 % des cas

4. Éviter les paiements en double : DTSE a également mis en place une analyse en temps réel des paiements en double. En utilisant à la fois le moteur d'extraction et le moteur d'automatisation de Celonis pour comparer tous les paiements sortants et signaler les paiements en double aux employés, DTSE a économisé 3 millions d'euros - et a également bloqué tout paiement en double futur

5. Application des pénalités contractuelles : DTSE analyse aussi systématiquement les contrats pour y déceler les possibilités de pénalités contractuelles. Ainsi, ils ont reçu environ 1,6M€ de pénalités pour la seule année 2019.

"Nos clients internes à Deutsche Telekom bénéficient énormément de l'utilisation de Celonis", a déclaré Unterbusch. " Les employés qui effectuaient des tâches transactionnelles à faible valeur ajoutée par le passé, ont désormais le temps de sélectionner des fournisseurs ou de négocier de meilleures conditions de paiement. Cela aide nos équipes à réaliser des millions d'économies tout au long de l'année." 

Maximiser l'exécution à travers l'entreprise

À cette fin, la DTSE a mis en place un centre d'excellence pour l'extraction de processus. Servant d'interface entre l'informatique, les scientifiques des données, les analystes de données et les analystes commerciaux ainsi que les dirigeants, l'équipe couvre tous les domaines du cycle de gestion de l'exécution, de la collecte des données à l'analyse, la stratégie, la gestion, l'action et l'automatisation.

" Ce qui distingue Celonis des autres outils, c'est que tous les employés ont la même vision des données ", explique Michael Gudel, chef de projet pour Celonis, DTSE et Deutsche Telekom Group. "Tout le monde a la même vérité".

En fournissant une vue objective des flux de processus et des lacunes d'exécution, le SGE permet aux équipes de toute l'entreprise de se rallier à un objectif unique. Plus d'opinions subjectives, plus d'approximation.

"Nous avons des personnes du SCI*, de l'audit, des finances, du contrôle de gestion et de la technologie qui se réunissent pour discuter des améliorations de processus de bout en bout en utilisant la technologie Celonis ", explique Peter Tasev.

Aujourd'hui, 1 500 employés utilisent Celonis pour 150 cas d'utilisation dans l'ensemble du groupe Deutsche Telekom. "Tout le monde utilise Celonis, de la comptabilité fournisseurs à la comptabilité clients, en passant par les achats, les RH, le service client et l'audit de conformité", déclare Gudel.